Kê khai thuế hộ kinh doanh: mẫu tờ khai, kỳ khai và hạn nộp

Vì sao bây giờ ai cũng phải kê khai

Trước đây phần lớn hộ kinh doanh nộp thuế theo mức khoán do cơ quan thuế ấn định, nên việc kê khai gần như không tồn tại trong công việc hằng ngày. Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế nữa, theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15.

Hệ quả: nghĩa vụ chuyển từ nộp theo mức được ấn định sang tự khai theo doanh thu thực tế phát sinh. Khác biệt lớn nhất không nằm ở số tiền phải nộp mà nằm ở nghĩa vụ chứng minh: số bạn khai phải có căn cứ, và căn cứ đó là chứng từ thu chi hằng ngày của chính cơ sở.

Bài viết tóm lược quy định để định hướng, không phải tư vấn thuế và không thay cho văn bản gốc.

Dưới ngưỡng 01 tỷ đồng vẫn phải kê khai

Đây là hiểu nhầm phổ biến nhất, và nó tốn tiền thật nếu hiểu sai.

Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống thì không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN, theo mức do Nghị định 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026 đặt ra, áp dụng từ 01/01/2026. Nhưng không phải nộp thuế không đồng nghĩa với không phải kê khai. Nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế theo kỳ vẫn còn, kể cả khi trong kỳ không phát sinh doanh thu.

Cách nhớ cho gọn: kê khai là để chứng minh mình đang ở đâu so với ngưỡng. Không khai thì không có gì chứng minh, và tới lúc cần thì không lấy đâu ra số liệu.

Ngưỡng này tính theo doanh thu của cả năm, không phải từng kỳ. Cơ sở có doanh thu trồi sụt theo mùa, điển hình là phòng khám có mùa cao điểm, cần theo dõi lũy kế từ đầu năm thay vì nhìn từng quý rời rạc, vì vượt ngưỡng thì cách tính của cả năm đổi.

Khai bằng mẫu nào: biểu mẫu đã thay hai lần trong năm 2026

Đây là chỗ các bài hướng dẫn cũ sai nhiều nhất, vì tệp tải về trong đó đã không còn là bản đang dùng.

Mẫu tờ khai dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là mẫu 01/CNKD. Nhưng bản thân biểu mẫu này đã đổi hai lần:

• Thông tư 18/2026/TT-BTC ngày 05/3/2026 quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thay thế Thông tư 40/2021/TT-BTC và Thông tư 100/2021/TT-BTC. Đây là lần thay thứ nhất.
• Thông tư 50/2026/TT-BTC ngày 13/5/2026 sửa đổi Thông tư 18/2026/TT-BTC và thay bốn biểu mẫu áp dụng với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, trong đó có mẫu 01/CNKD và mẫu 01/TKN-CNKD. Đây là bản đang dùng.

Việc cần làm rất cụ thể: kiểm tra tệp biểu mẫu bạn đang giữ xem nó ban hành kèm thông tư nào. Tệp lưu từ năm ngoái gần như chắc chắn là mẫu của Thông tư 40/2021/TT-BTC, tức bản đã bị thay hai lần. Lấy mẫu trực tiếp từ cổng của cơ quan thuế hoặc từ phần mềm kê khai đang cập nhật là cách an toàn hơn tải lại từ một bài viết.

Khai theo kỳ nào, hạn nộp ngày nào

Hộ kinh doanh thường khai theo quý. Quy tắc về hạn nộp:

• Hồ sơ khai thuế quý: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo liền kề quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Tiền thuế: chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, tức cùng ngày với hạn nộp tờ khai.

Quy đổi ra lịch cho dễ nhớ: quý I hạn 30/4, quý II hạn 31/7, quý III hạn 31/10, quý IV hạn 31/1 của năm sau. Đây là quy tắc đã tồn tại nhiều năm của pháp luật quản lý thuế, không phải điểm mới của năm 2026.

Một điểm hay bị quên: kỳ không phát sinh doanh thu vẫn phải nộp tờ khai. Cơ sở nghỉ một quý mà không khai thì đó là hồ sơ thiếu, chứ không phải hồ sơ không cần nộp. Trường hợp thực sự tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo với cơ quan thuế, và đó là một thủ tục riêng chứ không phải cứ im lặng là xong.

Nộp ở đâu

Ba đường quen thuộc, và đường thứ nhất nay là đường phổ biến nhất:

• Nộp trực tuyến qua cổng của cơ quan thuế hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ dichvucong.gov.vn.
• Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Gửi qua đường bưu chính.

Lưu ý về mặt tổ chức: pháp luật quản lý thuế đối với hộ kinh doanh từ năm 2026 có thêm các yêu cầu về thông báo thông tin tài khoản ngân hàng và ví điện tử dùng trong kinh doanh. Nếu cơ sở đang dùng chung tài khoản cá nhân cho cả việc nhà lẫn việc kinh doanh thì nên tách ra trước, vì đây là thứ khó sửa ngược về sau.

Khai cái gì: doanh thu lấy từ đâu cho khớp chứng từ

Tờ khai chỉ là bước cuối. Phần quyết định nằm ở chỗ con số bạn điền vào đó lấy từ đâu ra.

Ba nguyên tắc để số liệu không lệch:

1. Ghi nhận doanh thu hằng ngày, không gom cuối kỳ. Kê khai theo doanh thu thực tế nghĩa là số liệu phải có từng ngày. Ghi sổ cuối quý theo trí nhớ là cách chắc chắn dẫn tới lệch giữa tờ khai và chứng từ.
2. Tách doanh thu theo nhóm ngành ngay tại lúc thu tiền. Tỷ lệ tính thuế khác nhau theo nhóm ngành, nên một cơ sở vừa cung cấp dịch vụ vừa bán hàng hóa phải tách ra từ đầu. Gộp một cục rồi cuối kỳ ngồi bóc tách là việc vừa mất thời gian vừa dễ sai.
3. Tách bạch thu của cơ sở với chi tiêu cá nhân. Khi còn khoán thì việc dùng chung một tài khoản không gây hậu quả gì. Khi chuyển sang kê khai, việc tách bạch quyết định bạn có giải trình được hay không.

Hóa đơn là mắt xích nối hai đầu: khi xuất hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu, mỗi lần thu tiền là một bản ghi đã nằm sẵn ở cơ quan thuế. Hóa đơn khi đó không còn là tờ giấy phát sinh khi khách yêu cầu, mà trở thành nguồn số liệu đầu vào của chính tờ khai. Cơ sở xuất hóa đơn đầy đủ và đúng thời điểm thì việc kê khai gần như đã xong một nửa.

Riêng với phòng khám nha khoa

Phần lớn phòng khám nha khoa nhỏ đăng ký dưới hình thức hộ kinh doanh, và việc kê khai ở đây khó hơn một cửa hàng vì hai đặc thù:

• Thu tiền không trùng với thời điểm hoàn thành dịch vụ. Một liệu trình thường thu nhiều lần, có đặt cọc, có trả góp, có phần do bên thứ ba chi trả. Quy trình ghi nhận doanh thu vì vậy cần xác định rõ từng lần thu gắn với khoản nào, thay vì cộng gộp theo tháng.
• Doanh thu của cùng một cơ sở rơi vào nhiều giỏ khác nhau. Dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT theo khoản 10 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, trong khi dịch vụ không nhằm mục đích điều trị và phần bán hàng hóa thì thuộc đối tượng chịu thuế. Phiếu thu không phân loại ngay từ đầu thì tới kỳ kê khai không tách ra được.

Ranh giới giữa các nhóm trong thực tế không phải lúc nào cũng hiển nhiên. Đây đúng là câu nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc kế toán phụ trách, hỏi một lần cho cả năm và ghi lại cách phân loại đã thống nhất, thay vì để mỗi người trực quầy tự quyết theo từng ca.

Năm việc cần chuẩn bị trước kỳ khai tới

1. Xác định doanh thu lũy kế từ đầu năm và đặt cạnh mốc 01 tỷ đồng, để biết mình đang ở nhóm nào.
2. Kiểm tra biểu mẫu đang dùng có phải bản ban hành kèm Thông tư 50/2026/TT-BTC không.
3. Đánh dấu lịch bốn mốc hạn nộp trong năm và đặt nhắc trước vài ngày, vì hạn nộp tờ khai cũng là hạn nộp tiền.
4. Dựng cách phân loại doanh thu theo nhóm ngành và áp ngay tại màn hình thu tiền, không để việc này cho cuối kỳ.
5. Rà lại tài khoản nhận tiền của cơ sở, tách khỏi tài khoản chi tiêu cá nhân nếu đang dùng chung.

Bối cảnh đầy đủ của việc bỏ khoán và phần hóa đơn đi kèm: xem bỏ thuế khoán từ 2026, hộ kinh doanh kê khai thế nào. Một loại tờ khai đã biến mất hẳn khỏi lịch hằng năm, nên đừng đi tìm nó nữa: xem thuế môn bài đã chấm dứt từ 01/01/2026. Còn loại hóa đơn mà cơ sở được phát hành và việc khách hàng doanh nghiệp đòi hóa đơn để đưa vào chi phí: xem hộ kinh doanh có xuất được hóa đơn VAT không.

Lưu ý khi đọc bài này

Bài viết tóm lược số hiệu văn bản, biểu mẫu và mốc thời gian để chủ cơ sở định hướng, không phải tư vấn thuế và không thay thế văn bản gốc. Biểu mẫu và thủ tục kê khai của hộ kinh doanh vừa thay đổi hai lần trong năm 2026 và còn có thể được hướng dẫn thêm, nên trước khi nộp hãy đối chiếu biểu mẫu hiện hành trên cổng của cơ quan thuế và hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị kế toán.

Xem tổng quan toàn bộ chủ đề: Thuế hộ kinh doanh 2026: phải nộp những gì và tính thế nào