Trước khi dùng SimlyDent — câu chuyện quen thuộc
Nha khoa Đức Tâm có 4 bác sĩ và 2 lễ tân. Doanh thu tháng trông ổn — nhưng cuối tháng nhìn vào sổ sách, không ai biết tiền đi đâu. Công nợ từ bệnh nhân trả góp ngày càng chồng chất, không có người theo dõi hệ thống.
Bệnh nhân làm răng xong biến mất. Không ai nhắc tái khám sau 6 tháng, không ai gửi tin nhắn hỏi thăm. Tỷ lệ quay lại thấp đến mức đáng báo động — dưới 40% — trong khi chi phí kéo bệnh nhân mới ngày càng tốn kém hơn.
Đội ngũ dùng 3–4 app khác nhau: một app đặt lịch, một app zalo riêng, một file Excel theo dõi công nợ, một phần mềm cũ để lưu hồ sơ. Mỗi ngày mất gần 2 tiếng chỉ để nhập liệu và đồng bộ thông tin giữa các hệ thống.
Bác sĩ Đức Tâm từng thử 2 phần mềm khác. Một cái quá phức tạp, đội ngũ không chịu dùng. Một cái quá đơn giản, không theo dõi được doanh thu thực. Cả hai đều không có tự động hóa — mọi nhắc nhở, mọi tin nhắn vẫn phải làm tay.
Hành trình triển khai SimlyDent
SimlyDent được onboard trong 3 ngày. Toàn bộ dữ liệu cũ — hồ sơ bệnh nhân, lịch sử điều trị, công nợ — được import từ file Excel và hệ thống cũ. Từ ngày đầu, Work Inbox đã chạy và đội ngũ biết "làm gì tiếp theo" mà không cần hỏi bác sĩ.
- ✓Toàn bộ data cũ được import từ Excel — không mất một hồ sơ nào
- ✓ZNS tự động chạy, nhắc 150 bệnh nhân/tuần về lịch tái khám và kiểm tra định kỳ
- ✓Đội ngũ quen Work Inbox, không còn hỏi "hôm nay làm gì tiếp theo?"
- ✓Hệ thống theo dõi công nợ hoạt động real-time — lễ tân nhìn thấy ai chưa trả, bao nhiêu
- ✓Doanh thu tháng tăng từ 180 triệu lên 243 triệu (+35%)
- ✓Tỷ lệ tái khám tăng từ 38% lên 61% — không tốn thêm chi phí marketing
- ✓No-show rate giảm từ 18% xuống 7% nhờ nhắc lịch tự động đa kênh
- ✓Thời gian admin mỗi ngày giảm từ 3 giờ xuống 45 phút
Kết quả cụ thể sau 90 ngày
| Chỉ số | Trước khi dùng | Sau 90 ngày |
|---|---|---|
| Tỷ lệ tái khám | 38% | 61% +23% |
| No-show rate | 18% | 7% -11% |
| Thu nợ đúng hạn | 55% | 87% +32% |
| Thời gian admin/ngày | 3 giờ | 45 phút -2,25 giờ |
| Doanh thu/tháng | 180 triệu đ | 243 triệu đ +35% |
Đội ngũ nói gì?
Trước kia tôi mất cả buổi sáng để check xem bệnh nhân nào cần nhắc tái khám. Bây giờ SimlyDent tự làm, tôi chỉ cần xác nhận. Tiết kiệm ít nhất 1,5 tiếng mỗi ngày.
Tôi không cần nhắc đội ngũ "làm gì" nữa. Work Inbox hiện lên rõ ràng từng việc, ưu tiên nào cao nhất. Tôi quản lý bằng dashboard thay vì ngồi hỏi từng người.
Thu công nợ là phần tôi ngại nhất — gọi điện, bệnh nhân hay né. Giờ SimlyDent gửi ZNS tự động, bệnh nhân chủ động nhắn lại hỏi cách thanh toán. Kỳ lạ nhưng hiệu quả hơn nhiều.
Trước tôi phải nhập thông tin bệnh nhân vào 3 chỗ khác nhau. Giờ nhập một lần, mọi thứ đồng bộ hết. Cuối ngày tôi về đúng giờ thay vì ngồi nhập liệu thêm 30 phút.
