Trả lời nhanh: về bệnh án điện tử, theo Điều 4 Thông tư 13/2025/TT-BYT, các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được yêu cầu hoàn thành triển khai chậm nhất vào 31/12/2026, và các văn bản chỉ đạo của Bộ Y tế nhắm tới tất cả cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Phòng khám nha khoa tư nhân nên xem đây là việc cần chuẩn bị ngay, đồng thời xác nhận cách áp dụng cụ thể với Sở Y tế. Về chữ ký số, Thông tư 13 không bắt buộc riêng chữ ký số, vì việc ký hoặc xác nhận điện tử có thể theo một trong ba hình thức.
Lộ trình bệnh án điện tử theo từng loại cơ sở
Để trả lời bệnh án điện tử bắt buộc từ khi nào, bạn cần nhìn lộ trình bệnh án điện tử phòng khám theo từng nhóm cơ sở. Bảng dưới đây tóm tắt các mốc trong các văn bản mới nhất của Bộ Y tế.
| Nhóm cơ sở | Mốc | Căn cứ |
|---|---|---|
| Cơ sở được cấp giấy phép hoạt động theo hình thức bệnh viện | Hoàn thành triển khai chậm nhất 30/9/2025 | Điều 4 Thông tư 13/2025/TT-BYT |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác có người bệnh điều trị nội trú, điều trị ban ngày và điều trị ngoại trú | Hoàn thành chậm nhất 31/12/2026 | Điều 4 Thông tư 13/2025/TT-BYT |
| Tất cả cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trên toàn quốc | Mục tiêu hoàn thành 31/12/2026 | Kế hoạch ban hành kèm Quyết định 586/QĐ-BYT ngày 09/3/2026 và Chỉ thị 04/CT-BYT ngày 07/4/2026 |
| Bệnh viện (công lập và tư nhân) | Không dùng bệnh án giấy từ 01/01/2027 | Quyết định 586/QĐ-BYT và Chỉ thị 04/CT-BYT |
Có hai điều cần chú ý khi đọc bảng. Thứ nhất, yêu cầu không dùng bệnh án giấy từ 01/01/2027 được nêu cho bệnh viện, các văn bản đã đọc không nêu điều này riêng cho phòng khám. Thứ hai, Điều 4 là quy định trong Thông tư, còn Quyết định 586 và Chỉ thị 04 là văn bản chỉ đạo, điều hành của Bộ Y tế. Bài viết này không nêu mức xử phạt vì chưa có căn cứ trong các văn bản trên.
Điểm chưa rõ và cách xác nhận với cơ quan quản lý
Trong thực tế, phòng khám nha khoa tư nhân thường chỉ khám, chữa bệnh ngoại trú, nên có một điểm cần làm rõ trước khi lên kế hoạch.
Điểm chưa rõ nằm ở đâu?
Điều 4 mô tả nhóm cơ sở có mốc 31/12/2026 là cơ sở "có người bệnh điều trị nội trú, điều trị ban ngày và điều trị ngoại trú". Trong khi đó, Kế hoạch ban hành kèm Quyết định 586 nói chung về "tất cả các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh". Văn bản không nêu riêng phòng khám nha khoa chỉ có ngoại trú thuộc nhóm nào, nên chưa nên tự kết luận.
Nên hỏi Sở Y tế những gì?
Bạn có thể gửi câu hỏi ngắn tới Sở Y tế nơi phòng khám đặt trụ sở, tập trung vào bốn điểm: loại hình phòng khám của mình có thuộc diện phải hoàn thành triển khai trước 31/12/2026 không; có yêu cầu đăng ký hay báo cáo kế hoạch triển khai với Sở không; có yêu cầu tối thiểu nào về hạ tầng hay kết nối dữ liệu không; và phòng khám cần lưu những văn bản nào để chứng minh việc triển khai. Hãy lưu lại văn bản trả lời để làm căn cứ khi cần.
Nguồn lực: phòng khám tư nhân nên chủ động
Điều 6 Thông tư 13 giao các bộ, ngành và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bảo đảm nguồn lực triển khai cho các cơ sở thuộc thẩm quyền quản lý, nhưng loại trừ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tư nhân khỏi phần này. Kế hoạch ban hành kèm Quyết định 586 cũng nêu kinh phí lấy từ ngân sách nhà nước và các nguồn hợp pháp khác của đơn vị. Vì vậy phòng khám tư nhân nên chủ động lập kế hoạch cho hạ tầng, công cụ ký và đào tạo, thay vì chờ hỗ trợ.
Chữ ký số: không bắt buộc riêng, nhưng vẫn phải ký đúng cách
Với câu hỏi phòng khám nha khoa có bắt buộc dùng chữ ký số, Điều 3 Thông tư 13 cho phép nhân viên y tế, người bệnh hoặc người đại diện ký, xác nhận điện tử theo một trong ba hình thức: chữ ký điện tử hợp pháp, kỹ thuật sinh trắc học, hoặc hình thức xác nhận điện tử khác theo khoản 4 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử. Chữ ký số là một cách thực hiện, không phải hình thức duy nhất.
Tuy nhiên, "không bắt buộc riêng chữ ký số" không có nghĩa là phòng khám được bỏ qua việc ký hay xác nhận điện tử. Phòng khám vẫn phải chọn hình thức phù hợp cho từng người ký và ghi vào quy chế nội bộ theo Điều 6. Phần phân tích chi tiết về ba hình thức đã có bài riêng.
Trong thời gian còn lại, phòng khám nên làm gì?
Tính đến cuối tháng 10/2026, mốc 31/12/2026 còn chưa đầy hai tháng. Nếu phòng khám tư nhân bệnh án điện tử của bạn chưa sẵn sàng, đây là thứ tự việc nên làm:
- Rà soát hiện trạng. Xem hồ sơ đang lưu ở dạng nào, phần mềm đang dùng, thiết bị và đường truyền mạng.
- Xác nhận với Sở Y tế. Gửi bốn câu hỏi ở trên và lưu lại văn bản trả lời.
- Lập kế hoạch và ngân sách. Ghi rõ việc cần làm, người phụ trách và thời hạn cho từng việc.
- Chọn hình thức ký và viết quy chế. Chọn hình thức theo từng nhóm người ký, ghi vào quy chế nội bộ theo Điều 3 và Điều 6.
- Chạy thử và đào tạo. Thử với một số ca trước, rồi mở rộng, và rà soát lại trước thời hạn.
Nội dung được tổng hợp ở thời điểm tháng 10/2026. Bạn nên đối chiếu văn bản gốc của Bộ Y tế và hướng dẫn của Sở Y tế khi áp dụng.
Quy định về bệnh án điện tử vẫn đang được Bộ Y tế tiếp tục hướng dẫn và cập nhật. Hãy liên hệ SimlyDent để được tư vấn lộ trình phù hợp với quy mô phòng khám và cập nhật kịp thời những thay đổi về quy định trong thời gian tới, đồng thời tải mẫu checklist tuân thủ bệnh án điện tử cho phòng khám để tự rà soát ngay hôm nay.
Tóm lại, với bệnh án điện tử, phòng khám nha khoa tư nhân nên coi mốc 31/12/2026 là thời hạn cần chuẩn bị nghiêm túc, trong khi chữ ký số không phải điều kiện bắt buộc riêng. Điều quan trọng lúc này là xác nhận cách áp dụng cụ thể với Sở Y tế, tự bố trí nguồn lực và chọn đúng hình thức ký cho từng người. Chuẩn bị sớm và có kế hoạch rõ ràng sẽ giúp phòng khám tránh cảnh chạy nước rút vào phút chót. SimlyDent sẵn sàng đồng hành cùng phòng khám của bạn trong việc chuẩn bị từng bước.
