Ký số từ xa là gì, khác USB token ở chỗ nào
Ký số từ xa, tên tiếng Anh là remote signing, là cách ký số mà khóa bí mật của người ký không nằm trong một thiết bị cầm tay, mà được giữ trong hệ thống bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ. Khi cần ký, bác sĩ xác thực danh tính trên điện thoại, hệ thống mới thực hiện việc ký.
So với USB token, khác biệt nằm ở chỗ giữ khóa bí mật:
- USB token: khóa nằm trong con chip của thiết bị. Muốn ký phải có thiết bị đó cắm vào máy tính, kèm phần mềm trung gian được cài sẵn trên chính máy đó.
- Ký số từ xa: khóa nằm trong hệ thống của nhà cung cấp, được bảo vệ bằng thiết bị chuyên dụng. Bác sĩ ký qua ứng dụng trên điện thoại, không phụ thuộc vào một máy tính cụ thể.
Khác biệt nghe có vẻ kỹ thuật, nhưng hệ quả của nó thì rất đời thường và đó mới là phần phòng khám quan tâm.
Vì sao phòng khám nên quan tâm
Ba vấn đề sau đều xuất phát từ việc khóa bí mật bị nhốt trong một thiết bị vật lý:
- Bác sĩ phải mang theo token. Quên ở nhà là hôm đó không ký được bệnh án. Hồ sơ dồn lại chờ ký, và càng dồn thì càng dễ ký cho xong mà không đọc.
- Nhiều bác sĩ tranh nhau một máy. Phòng khám hay đặt một máy tính làm chỗ cắm token. Giờ cao điểm thì xếp hàng ở đúng cái máy đó.
- Bác sĩ cộng tác không có mặt tại phòng khám. Bác sĩ chỉ làm vài buổi mỗi tuần, hoặc bác sĩ hội chẩn từ xa, gần như không ký được nếu phải cắm token tại chỗ.
Ký số từ xa gỡ cả ba, vì chỗ ký không còn gắn với một cái máy. Bác sĩ ký trên điện thoại của mình, ở bất cứ đâu có mạng.
Có một lợi ích ít được nhắc nhưng quan trọng với phòng khám đông bác sĩ: mỗi người một chứng thư số riêng trở nên dễ quản lý hơn hẳn. Khi ký bằng token dùng chung, chữ ký trên bệnh án thực chất không nói được ai đã ký, và đó là lỗ hổng nghiêm trọng của một hồ sơ y tế.
Ký số từ xa có hợp lệ cho bệnh án điện tử không
Có. Hai căn cứ:
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 quy định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy, và chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử.
- Thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông đặt ra khung cho dịch vụ ký số từ xa tại Việt Nam.
Điều cần kiểm không phải là "ký từ xa có hợp lệ không" mà là nhà cung cấp dịch vụ đó có được cấp phép hay không. Chữ ký chỉ có giá trị khi chứng thư số do một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép phát hành.
Riêng với bệnh án điện tử, còn một lớp nữa: chữ ký phải gắn đúng người hành nghề chịu trách nhiệm về nội dung đó. Chi tiết xem hướng dẫn ký số bệnh án điện tử cho bác sĩ. Nếu còn đang lẫn giữa hai khái niệm, đọc trước chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau thế nào.
So ba cách ký theo thao tác hằng ngày của bác sĩ
Bảng dưới so theo việc bác sĩ phải làm, không so theo thông số kỹ thuật, vì thứ quyết định bệnh án có được ký đúng hạn hay không là thao tác chứ không phải thông số.
| Tiêu chí | USB token | Ký số từ xa | Ký qua HSM đặt tại cơ sở |
|---|---|---|---|
| Bác sĩ cần mang gì | Thiết bị token | Điện thoại của mình | Không cần, nhưng phải ở trong mạng nội bộ |
| Ký được ở ngoài phòng khám | Chỉ khi mang theo token và có máy tính cài sẵn phần mềm | Được | Thường là không |
| Nhiều bác sĩ ký cùng lúc | Vướng nếu dùng chung máy | Không vướng | Không vướng |
| Khi bác sĩ nghỉ việc | Phải thu hồi thiết bị | Thu hồi quyền trên hệ thống | Thu hồi quyền trên hệ thống |
| Phù hợp với | Phòng khám ít bác sĩ, ký tại chỗ | Phòng khám nhiều bác sĩ, có bác sĩ cộng tác | Cơ sở lớn, có bộ phận kỹ thuật riêng |
Phần lớn phòng khám tư nhân rơi vào cột giữa. Cột cuối chỉ hợp lý khi cơ sở đủ lớn để nuôi hạ tầng và người vận hành riêng.
Phòng khám cần chuẩn bị gì
- Chứng thư số cho từng bác sĩ, không dùng chung. Đây là điều kiện bắt buộc chứ không phải lựa chọn, vì chữ ký trên bệnh án phải chỉ đúng người chịu trách nhiệm. Một chứng thư dùng chung cho cả phòng khám làm mất ý nghĩa của việc ký.
- Phần mềm bệnh án phải nối được với dịch vụ ký. Nếu phần mềm chỉ hỗ trợ token, mua dịch vụ ký từ xa về cũng không dùng được. Hỏi nhà cung cấp phần mềm trước khi ký hợp đồng dịch vụ chữ ký số.
- Quy trình khi bác sĩ nghỉ việc. Thu hồi quyền ký ngay trong ngày cuối làm việc. Đây là việc hay bị quên nhất, và hậu quả là bệnh án vẫn có thể được ký bằng danh tính của người đã rời cơ sở.
- Quy định ai ký phần nào. Bác sĩ điều trị ký phần chuyên môn, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật ký phần thuộc thẩm quyền của mình. Thống nhất trước thì không phải sửa hồ sơ về sau.
Nghĩa vụ về người chịu trách nhiệm chuyên môn và về hồ sơ bệnh án nằm trong Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023.
Ba câu nên hỏi trước khi chốt nhà cung cấp
- Dịch vụ có được cấp phép không, và chứng thư do ai phát hành. Đây là câu hỏi quyết định tính hợp lệ, hỏi trước mọi câu về giá.
- Phần mềm bệnh án hiện tại nối được chưa, nối bằng cách nào. Trả lời chung chung là tích hợp được thì nên hỏi tiếp đã làm với phần mềm nào rồi.
- Bác sĩ nghỉ việc thì thu hồi quyền ký trong bao lâu, ai làm. Câu này lộ ra nhà cung cấp có nghĩ tới vận hành thật hay chỉ nghĩ tới lúc bán.
Chưa chắc phòng khám mình đã đủ điều kiện triển khai bệnh án điện tử? Trả lời 10 câu để tự kiểm, không cần nhập thông tin cá nhân.
Xem tổng quan toàn bộ chủ đề: Chữ ký số trong bệnh án điện tử: quy định và cách dùng
