Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong bệnh án: Cần kiểm tra những gì?

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử dựa trên hai nguyên tắc nào?

Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử tại Điều 23, với hai nguyên tắc nền tảng:

• Không bị phủ nhận chỉ vì ở dạng điện tử. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
• Mức tương đương chữ ký trên giấy. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

Hai nguyên tắc này hay bị hiểu thành một. Nguyên tắc thứ nhất chỉ nói rằng hình thức điện tử không phải lý do để loại bỏ chữ ký, chứ không có nghĩa mọi hình thức ký điện tử đương nhiên đủ giá trị. Mức “tương đương chữ ký trên giấy” ở nguyên tắc thứ hai áp dụng cho hai loại cụ thể là chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn và chữ ký số.

Trong bệnh án, Điều 3 Thông tư 13/2025/TT-BYT cho phép ký hoặc xác nhận điện tử theo một trong ba hình thức, trong đó có “chữ ký điện tử hợp pháp”. Điều kiện để một chữ ký được coi là hợp pháp nằm ở quy định chung về giao dịch điện tử, và đó là nội dung chính của các phần dưới đây.

Các loại chữ ký điện tử và điều kiện của từng loại

Để trả lời câu hỏi chữ ký số bệnh án có hợp pháp không, trước hết cần biết chữ ký đang dùng thuộc loại nào. Điều 22 Luật Giao dịch điện tử phân loại chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng, và mỗi loại có điều kiện riêng.

Chữ ký điện tử chuyên dùng

Đây là chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập và sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ. Loại này phải đáp ứng đủ bốn yêu cầu: xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu; dữ liệu tạo chữ ký chỉ gắn duy nhất với nội dung được chấp thuận; dữ liệu tạo chữ ký chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký; và hiệu lực của chữ ký có thể được kiểm tra theo điều kiện do các bên thỏa thuận.

Một giải pháp ký cụ thể có thuộc loại này hay không là điều phòng khám nên hỏi nhà cung cấp và đối chiếu quy định, thay vì tự suy đoán. Cũng cần lưu ý Điều 23 dùng cụm “chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn”, nên điều kiện “an toàn” cần được đối chiếu thêm ở các quy định chi tiết.

Chữ ký số

Chữ ký số là chữ ký điện tử phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.
• Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận.
• Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký.
• Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.
• Được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số.
• Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký không bị tiết lộ, thu thập hay sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; dữ liệu dùng để tạo chữ ký chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; và không làm thay đổi dữ liệu cần ký.

Nói ngắn gọn, đây là bộ điều kiện giúp trả lời ba câu hỏi: ai ký, nội dung ký có bị đổi sau đó không, và công cụ ký có đáng tin không.

Chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ

Luật chia chữ ký số thành hai nhóm theo phạm vi dùng. Chữ ký số công cộng được dùng trong hoạt động công cộng và phải được bảo đảm bởi chứng thư của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Chữ ký số chuyên dùng công vụ dùng trong hoạt động công vụ. Phòng khám tư nhân thường quan tâm đến nhóm công cộng, vì nhóm công vụ gắn với hoạt động của cơ quan nhà nước.

Hình thức xác nhận điện tử khác

Khoản 4 Điều 22 nêu rõ các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử để thể hiện sự chấp thuận mà không phải là chữ ký điện tử thì thực hiện theo quy định khác của pháp luật có liên quan. Đây chính là điểm nối với hình thức thứ ba tại Điều 3 Thông tư 13. Nghĩa là nếu phòng khám chọn hình thức này thì cần đối chiếu các quy định liên quan, chứ không áp dụng điều kiện của chữ ký số.

Cần kiểm tra những gì? Danh sách rà soát cho phòng khám nha khoa

Từ các điều kiện trên, bạn có thể dùng danh sách dưới đây để rà soát phương án ký điện tử hiện tại. Đây cũng là cách thực tế để trả lời câu hỏi điều kiện chữ ký điện tử hợp pháp trong chính phòng khám của bạn.

1. Công cụ ký thuộc loại nào? Hỏi nhà cung cấp bằng văn bản: giải pháp là chữ ký số công cộng, chữ ký điện tử chuyên dùng hay hình thức xác nhận khác.
2. Xác định được người ký không? Mỗi chữ ký cần gắn với một người cụ thể, để biết ai chịu trách nhiệm phần nào.
3. Dữ liệu tạo chữ ký có do người ký kiểm soát không? Không dùng chung, không cho mượn công cụ ký hay tài khoản ký.
4. Chữ ký có gắn với nội dung được chấp thuận không, và phát hiện được thay đổi sau khi ký không? Kiểm tra bằng cách thử mở lại hồ sơ đã ký và xem hệ thống phản ứng thế nào khi nội dung bị chỉnh.
5. Chứng thư số còn hiệu lực và do bên có thẩm quyền bảo đảm không? Với chữ ký số công cộng, chứng thư cần do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng bảo đảm. Theo dõi ngày hết hạn để không bị gián đoạn khi ký.
6. Phương tiện tạo chữ ký có bảo vệ dữ liệu tạo chữ ký không? Dù dùng thiết bị lưu khóa hay giải pháp ký từ xa, dữ liệu tạo chữ ký không được bị lộ hay bị dùng để giả mạo.
7. Quy chế nội bộ đã ghi rõ ai ký gì, bằng hình thức nào chưa? Điều 6 Thông tư 13/2025/TT-BYT yêu cầu cơ sở ban hành quy chế, gồm cả nội dung ký, xác nhận điện tử.

Mục 1 đến 6 bám sát các điều kiện trong luật, còn mục 7 bám Điều 6 Thông tư 13. Ngoài ra, một thói quen vận hành tốt (không phải điều khoản bắt buộc) là lưu lại dấu vết ký, gồm ai đã ký, ký lúc nào, để khi cần đối chiếu phòng khám có tài liệu trong tay.

Đủ điều kiện chữ ký vẫn chưa đủ: những điều cần cân nhắc thêm

Một chữ ký đáp ứng điều kiện cũng chưa tự động làm hồ sơ bệnh án trở nên hợp lệ. Có ba điều bạn vẫn cần lưu ý:

• Nội dung và người ký phải đúng. Chữ ký chỉ xác nhận ai ký và nội dung có bị đổi sau khi ký hay không, chứ không bảo đảm nội dung hồ sơ chính xác hay người ký đúng thẩm quyền.
• Tuân thủ quy định y tế. Hồ sơ vẫn phải triển khai theo lộ trình tại Điều 4 Thông tư 13/2025/TT-BYT (mốc 30/9/2025 cho bệnh viện và 31/12/2026 cho các cơ sở khác theo mô tả trong văn bản). Cách áp dụng cho từng loại hình phòng khám nha khoa nên được xác nhận với Sở Y tế.
• Điều chưa chắc thì hỏi. Bài viết này nêu các điều kiện theo luật ở mức tổng quan. Với một công cụ cụ thể, nhà cung cấp và cơ quan quản lý là nơi trả lời chính xác nhất. Khi có tranh chấp hoặc tình huống phức tạp, hãy tham khảo tư vấn pháp lý chuyên môn.

Bạn muốn kiểm tra xem phương án ký điện tử hiện tại của phòng khám đã đáp ứng các điều kiện trên chưa? Hãy nhắn tin cho SimlyDent để nhận tư vấn phù hợp với quy mô phòng khám, đồng thời tải mẫu checklist kiểm tra phương án ký điện tử để tự rà soát ngay hôm nay.

Tóm lại, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong bệnh án không nằm ở chỗ có chữ ký điện tử hay không, mà ở việc loại chữ ký đang dùng có đáp ứng đủ điều kiện theo quy định hay không. Khi biết rõ mình đang dùng loại nào, ai kiểm soát dữ liệu tạo chữ ký và hồ sơ có được bảo vệ khỏi thay đổi sau khi ký, phòng khám sẽ yên tâm hơn nhiều khi có người hỏi lại. Việc rà soát này nên làm sớm và ghi lại trong quy chế nội bộ để không phụ thuộc vào trí nhớ của từng người. SimlyDent sẵn sàng đồng hành cùng phòng khám của bạn trong việc rà soát và chọn phương án ký phù hợp.