Bài viết này hướng dẫn công thức tính chi phí vật tư cho mỗi ca, kèm ví dụ số liệu theo từng loại ca, và cách dùng kết quả để định giá dịch vụ nha khoa có lãi.
Vì sao phải tính chi phí vật tư theo từng ca, không chỉ theo tháng?
Tổng tiền nhập kho cuối tháng cho bạn biết phòng khám đã chi bao nhiêu, nhưng không cho biết ca nào đang lãi, ca nào đang lỗ. Hai phòng khám cùng đạt doanh thu 500 triệu đồng vẫn có cấu trúc chi phí rất khác nhau. Phòng khám làm nhiều implant có chi phí vật tư nha khoa cao hơn hẳn phòng khám chủ yếu làm trám, lấy cao răng và nhổ răng.
Tính chi phí theo từng ca giúp bạn:
- Biết dịch vụ nào đang bị định giá thấp hơn giá vốn thực tế.
- Kiểm soát tỷ lệ chi phí vật tư trên doanh thu của từng nhóm dịch vụ thay vì chỉ nhìn con số trung bình.
- Có căn cứ khi thương lượng giá nhập với nhà cung cấp hoặc điều chỉnh bảng giá.
- Phát hiện sớm tình trạng bác sĩ dùng vật tư vượt định mức hoặc hao hụt bất thường.
Chi phí vật tư nha khoa gồm những khoản nào?
Để tính đúng, hãy chia vật tư thành ba nhóm:
- Vật tư tiêu hao trực tiếp: composite, keo dán, xi măng, thuốc tê, chỉ khâu, trâm nội nha, mũi khoan, côn gutta percha.
- Vật tư và dịch vụ mua ngoài: trụ implant, abutment, màng xương, phí labo làm răng sứ.
- Vật tư dùng chung được phân bổ: găng tay, khẩu trang, ly hút, bông gạc, khăn trải, túi tiệt trùng, dung dịch sát khuẩn.
Đơn giá dùng để tính phải là giá vốn thực tế, không phải giá niêm yết:
Nhiều phòng khám chỉ lấy giá trên hóa đơn mà bỏ sót VAT và phí vận chuyển, nên chi phí thực luôn cao hơn con số họ nghĩ.
Công thức tính chi phí vật tư nha khoa trên mỗi ca điều trị
Quy trình gồm bốn bước.
Bước 1: Xác định đơn giá trên một đơn vị sử dụng. Chia giá vốn cho số lần hoặc số lượng dùng được.
Ví dụ, một bộ trâm nội nha giá 900.000đ dùng được 5 ca thì mỗi ca tính 180.000đ.
Bước 2: Lập định mức vật tư cho từng dịch vụ. Định mức là danh sách vật tư và số lượng chuẩn cho một ca. Bước này nên có sự thống nhất giữa chủ phòng khám và các bác sĩ.
Bước 3: Cộng chi phí và tính hao hụt.
Hệ số hao hụt phản ánh vật tư rơi vãi, hết hạn, mở ra nhưng không dùng hết. Thông thường bạn có thể ước lượng 3-10% tùy loại ca, rồi điều chỉnh theo dữ liệu thực tế.
Bước 4: Tính tỷ lệ so với doanh thu.
Ví dụ số liệu theo từng loại ca
Các con số dưới đây chỉ mang tính minh họa. Mỗi phòng khám cần thay bằng giá nhập và định mức riêng của mình.
Ví dụ 1: Trám composite răng hàm (răng sau), sâu mức độ trung bình (giá dịch vụ 500.000đ)
| Vật tư | Chi phí |
|---|---|
| Composite (0,5g) | 60.000đ |
| Keo dán, axit etching | 8.000đ |
| Mũi khoan, dải matrix, nêm | 10.000đ |
| Găng, khẩu trang, ly hút, bông | 8.000đ |
| Tổng | 86.000đ |
Cộng 8% hao hụt, chi phí vật tư là khoảng 93.000đ, tương đương 18,6% doanh thu.
Ví dụ 2: Điều trị tủy răng hàm (giá dịch vụ 2.500.000đ)
| Vật tư | Chi phí |
|---|---|
| Trâm NiTi (phân bổ 5 ca) | 180.000đ |
| Dung dịch bơm rửa, kim bơm | 20.000đ |
| Côn giấy, côn gutta percha | 40.000đ |
| Xi măng trám bít ống tủy | 60.000đ |
| Đê cao su | 25.000đ |
| Vật liệu trám phục hồi | 90.000đ |
| Thuốc tê (2 ống) | 24.000đ |
| Phim X-quang, vật tư dùng chung | 30.000đ |
| Tổng | 469.000đ |
Cộng 10% hao hụt, chi phí vật tư là khoảng 516.000đ, tương đương 20,6% doanh thu.
Ví dụ 3: Nhổ răng khôn mọc lệch (giá dịch vụ 3.000.000đ)
| Vật tư | Chi phí |
|---|---|
| Thuốc tê (3 ống) | 36.000đ |
| Chỉ khâu | 40.000đ |
| Mũi khoan tách chân | 80.000đ |
| Vật liệu cầm máu | 60.000đ |
| Gạc, lưỡi dao, bơm tiêm, găng, khăn phẫu thuật | 80.000đ |
| Tổng | 296.000đ |
Cộng 5% hao hụt, chi phí vật tư là khoảng 311.000đ, tương đương 10,4% doanh thu.
Ví dụ 4: Cấy ghép implant, gói trọn (giá dịch vụ 30.000.000đ)
| Vật tư | Chi phí |
|---|---|
| Trụ implant | 7.000.000đ |
| Abutment, healing | 1.500.000đ |
| Vật liệu ghép xương, màng | 1.500.000đ |
| Vật tư phẫu thuật, thuốc tê, khay vô khuẩn | 800.000đ |
| Phí labo răng sứ | 3.500.000đ |
| Tổng | 14.300.000đ |
Cộng 3% hao hụt, chi phí vật tư là khoảng 14,73 triệu đồng, tương đương 49,1% doanh thu.
Bốn ví dụ cho thấy tỷ lệ chi phí vật tư trên doanh thu khác nhau rất nhiều giữa các nhóm dịch vụ. Ca nhổ răng chỉ tốn khoảng 10%, trong khi ca implant có thể vượt 45%. Vì vậy, đặt một mức trần chung cho toàn phòng khám sẽ dẫn đến kết luận sai. Mỗi nhóm dịch vụ cần có ngưỡng riêng.
Dùng kết quả để định giá dịch vụ nha khoa như thế nào?
Khi đã có chi phí vật tư mỗi ca, bạn có thể định giá dịch vụ nha khoa theo hướng ngược lại: đặt tỷ lệ vật tư mục tiêu, rồi tính giá tối thiểu.
Quay lại ví dụ trám composite: chi phí vật tư 93.000đ, nếu mục tiêu tỷ lệ vật tư không quá 15% thì giá tối thiểu là 93.000 ÷ 0,15 = 620.000đ. Giá hiện tại 500.000đ đang thấp hơn mức này khoảng 120.000đ mỗi ca. Với 100 ca trám mỗi tháng, đó là 12 triệu đồng lợi nhuận bị bỏ lỡ.
Vật tư chỉ là một phần của giá thành. Một mức giá bền vững cần cộng thêm nhân công bác sĩ và trợ thủ, khấu hao máy móc, chi phí mặt bằng, điện nước và marketing, cùng biên lợi nhuận mong muốn. Chi phí vật tư là phần thay đổi theo từng ca và dễ bị thất thoát nhất, nên nó là nơi cần kiểm soát chặt trước tiên.
Bốn sai lầm thường gặp khi tính chi phí vật tư
- Dùng giá nhập cũ. Giá composite, trụ implant hay thuốc tê thay đổi theo từng đợt nhập. Nếu không cập nhật, mọi con số đều lệch.
- Quên phân bổ vật tư dùng chung. Găng, khẩu trang, ly hút tuy nhỏ lẻ nhưng cộng lại có thể chiếm vài phần trăm doanh thu.
- Bỏ qua hao hụt và hạn dùng. Vật tư mở ra không dùng hết, hoặc hết hạn trong kho, vẫn là tiền của phòng khám.
- Không có định mức chuẩn. Mỗi bác sĩ dùng một lượng khác nhau cho cùng một loại ca thì không thể so sánh hay kiểm soát.
Vì sao nên tự động hóa báo cáo chi phí vật tư?
Tính tay bằng Excel cho vài dịch vụ thì làm được. Nhưng phòng khám có hàng chục dịch vụ, hàng trăm mã vật tư và nhiều bác sĩ thì việc cập nhật đơn giá, đối chiếu xuất kho với từng ca là rất tốn thời gian và dễ sai sót. Khi số liệu chậm vài tuần, bạn chỉ phát hiện vấn đề khi lợi nhuận đã bị ảnh hưởng.
Phần mềm quản lý nha khoa giải quyết vấn đề này bằng cách gắn định mức vật tư với từng dịch vụ. Mỗi khi ca điều trị hoàn tất, hệ thống tự ghi nhận vật tư tiêu hao và tính chi phí. Chủ phòng khám có thể xem ngay chi phí vật tư theo ca, theo bác sĩ, theo nhóm dịch vụ và theo thời gian, đồng thời theo dõi tỷ lệ chi phí trên doanh thu để điều chỉnh giá kịp thời.
Muốn biết ca điều trị nào đang thực sự mang lại lợi nhuận cho phòng khám của bạn? Hãy trải nghiệm tính năng báo cáo chi phí vật tư tự động, cập nhật theo thời gian thực trên phần mềm quản lý nha khoa SimlyDent. Đăng ký tư vấn và dùng thử ngay hôm nay để đội ngũ SimlyDent hỗ trợ bạn thiết lập định mức vật tư cho từng dịch vụ.
Hiểu rõ chi phí vật tư nha khoa của từng ca không chỉ là bài toán kế toán mà còn là nền tảng của một chiến lược giá đúng. Khi biết chính xác ca nào tốn bao nhiêu và chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu, bạn có thể tự tin điều chỉnh bảng giá, kiểm soát hao hụt và bảo vệ lợi nhuận. Một phòng khám quản trị bằng số liệu thật sẽ luôn có lợi thế hơn phòng khám chỉ dựa vào cảm tính.
