Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu phân tích các quy định hiện hành, những trường hợp cần thiết phải áp dụng máy tính tiền theo nghị định, cũng như các giải pháp phù hợp để chủ phòng khám an tâm hoạt động mà không gặp rắc rối về pháp lý hay thuế vụ. Đặc biệt, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn nha khoa có bắt buộc dùng máy tính tiền không, dựa trên các quy định mới nhất, các câu hỏi thường gặp và các trường hợp ngoại lệ.

Hãy cùng nhau khám phá một cách chi tiết và toàn diện về vấn đề này, để mỗi chủ phòng khám, nha sĩ đều có thể đưa ra quyết định đúng đắn, phù hợp với thực tế hoạt động của mình.

Nghị định 70/2023 – Ai sẽ bị bắt buộc dùng máy tính tiền từ 2025?

Chính sách quản lý hoá đơn điện tử tại Việt Nam luôn nằm trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, nhằm tăng cường tính minh bạch, hạn chế gian lận thuế và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Trong năm 2023, Nghị định 70/2023/NĐ-CP ra đời nhằm điều chỉnh các quy định liên quan đến việc sử dụng thiết bị ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn điện tử.

Mục tiêu của nhà nước là gì? Tại sao lại có quy định này? Chính phủ đặt mục tiêu thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực thương mại dịch vụ, xây dựng hệ sinh thái hoá đơn điện tử thống nhất, dễ kiểm soát hơn. Việc yêu cầu các tổ chức, cá nhân phải sử dụng máy tính tiền kết nối với phần mềm quản lý phù hợp giúp giảm thiểu các hành vi trốn thuế, khai báo sai lệch doanh thu, đồng thời tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát qua các cơ quan thuế.

Các quy định trong nghị định nhằm hướng tới mục tiêu:

• Đảm bảo tính chính xác, minh bạch của doanh thu.
• Tăng cường khả năng kiểm tra, truy xuất dữ liệu.
• Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi nền tảng công nghệ, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Phòng tránh thất thoát ngân sách nhà nước do các hành vi trốn thuế hoặc kê khai sai lệch.

Về nội dung cụ thể, nghị định yêu cầu tất cả các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có phát sinh doanh thu phải lắp đặt, kết nối thiết bị máy tính tiền và phần mềm quản lý phù hợp, trừ một số ngành nghề đặc thù hoặc các đối tượng có quy định riêng.

Danh sách 6 ngành nghề bắt buộc – phòng khám có nằm trong đó?

Trong danh sách các ngành nghề bắt buộc áp dụng theo nghị định, người ta thường nghĩ ngay đến các lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ trực tiếp có doanh thu tiền mặt lớn, như siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, và các dịch vụ giải trí. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là phòng khám nha khoa có nằm trong danh sách này không?

Thông thường, các cơ sở y tế, trong đó có các phòng khám tư nhân, không thuộc nhóm ngành nghề bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền theo danh mục chính thức của nghị định 70. Lý do là ngành y tế, bao gồm nha khoa, chủ yếu hoạt động theo hình thức khám chữa bệnh, dịch vụ chăm sóc sức khỏe, không tập trung vào bán hàng hóa hay dịch vụ có tính chất bán lẻ truyền thống như các ngành nghề khác.

Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là:

• Nếu phòng khám nha khoa còn bán vật tư, sản phẩm chăm sóc răng miệng, mỹ phẩm, thuốc nhỏ, hoặc các mặt hàng kèm theo trong quá trình khám chữa bệnh, thì hoạt động này có thể nằm trong phạm vi yêu cầu xuất hóa đơn, và có khả năng phải áp dụng quy định về máy tính tiền.
• Phòng khám có mô hình kinh doanh kết hợp với bán hàng, ví dụ như bán kem đánh răng, bàn chải, vật tư nha khoa,… thì rõ ràng sẽ có nguy cơ bắt buộc phải dùng máy tính tiền, đặc biệt khi doanh thu từng phần của hoạt động bán lẻ này vượt ngưỡng quy định.

Về mặt pháp lý chung, hiện nay, quy định xuất hóa đơn nha khoa chủ yếu tập trung vào việc đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn hợp lệ, phù hợp với quy định của Luật Thuế. Mặc dù vậy, việc bắt buộc máy tính tiền 2025 vẫn chưa áp dụng đồng loạt cho toàn bộ các cơ sở y tế, nhưng các chủ phòng khám cần chú ý chuẩn bị từ sớm để tránh bị xử phạt hoặc các rắc rối pháp lý không mong muốn khi nghị định có hiệu lực.

Phân biệt rõ giữa cơ sở y tế tư nhân – dịch vụ thương mại khác

Trong lĩnh vực y tế, đặc biệt là nha khoa, có sự phân biệt rõ ràng giữa cơ sở khám chữa bệnh tư nhân và các dịch vụ thương mại đơn thuần. Cụ thể:

• Cơ sở y tế tư nhân: chủ yếu hoạt động dưới hình thức dịch vụ khám chữa bệnh, theo giấy phép hoạt động của Bộ Y tế, có trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn y tế, giá trị dịch vụ và quyền lợi người bệnh.
• Dịch vụ thương mại: gồm các hoạt động bán lẻ, kinh doanh vật tư, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, v.v., thường xuyên liên quan đến doanh thu bán hàng hóa, có thể phải tuân thủ các quy định về xuất hóa đơn, hoá đơn GTGT, và cuối cùng là yêu cầu về máy tính tiền.

Điều này dẫn đến một góc nhìn chuyên gia rằng, dù không bắt buộc toàn bộ, nhưng nha khoa vẫn nằm trong nhóm có khả năng bị kiểm tra cao về việc ứng dụng máy tính tiền, đặc biệt khi hoạt động kinh doanh bán hàng đi kèm. Các phòng khám cần xem xét kỹ mô hình kinh doanh của mình để xác định rõ ràng các nghĩa vụ pháp lý, từ đó chuẩn bị tốt các phương án đáp ứng quy định.

Phân tích: Khi nào nha khoa sẽ bị yêu cầu dùng máy tính tiền?

Trong thực tiễn hoạt động, nha khoa có bắt buộc dùng máy tính tiền không phụ thuộc rất lớn vào đặc điểm hoạt động và doanh thu của từng phòng khám. Các yếu tố sau đây sẽ giúp bạn xác định rõ tình huống nào cần thiết phải sử dụng máy tính tiền theo quy định của nghị định 70.

Nếu bán lẻ dịch vụ (khám – điều trị – bán vật tư..) có tính tiền

Trong nhiều phòng khám nha khoa, ngoài việc khám chữa bệnh, còn có hoạt động bán vật tư, thiết bị nha khoa, mỹ phẩm, thuốc, các sản phẩm chăm sóc răng miệng. Nếu các hoạt động này có giao dịch thanh toán tiền mặt hoặc qua ngân hàng, thì khả năng bị áp dụng quy định về máy tính tiền là rất cao.

Khi bán hàng kèm dịch vụ khám chữa bệnh, chủ phòng khám cần xác định rõ doanh thu bán vật tư này có vượt ngưỡng quy định hay không. Nếu doanh thu bán vật tư nằm trong giới hạn nhỏ, ít hoặc không đáng kể, có thể lượng doanh thu này không bắt buộc phải dùng máy tính tiền. Nhưng nếu doanh thu lớn, đặc biệt nếu hàng tháng có khoản doanh thu đáng kể từ bán vật tư, việc sử dụng máy tính tiền là yếu tố bắt buộc để đảm bảo sự minh bạch, hợp pháp.

Nếu có doanh thu tiền mặt – chuyển khoản – hoặc không xuất hóa đơn đầy đủ

Một trong những tiêu chí khiến nha khoa phải dùng máy tính tiền là khi có doanh thu từ các hoạt động như:

• Thu tiền trực tiếp tại quầy, qua các hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Không xuất hóa đơn đầy đủ hoặc không có hóa đơn điện tử, gây khó khăn trong việc chứng minh doanh thu hợp pháp.

Việc này không chỉ tạo rủi ro bị kiểm tra, xử phạt hành chính mà còn làm giảm uy tín của cơ sở y tế trong mắt khách hàng và cơ quan thuế.

Đặc biệt: nha khoa trong trung tâm thương mại, shophouse dễ bị kiểm tra hơn

Các phòng khám nha khoa tọa lạc trong trung tâm thương mại, khu shophouse, hay các địa điểm có nhiều hoạt động thương mại dễ thu hút sự rà soát của cơ quan thuế. Đặc biệt, khi có dấu hiệu bán hàng hóa, vật tư kèm theo, khả năng áp dụng quy định về máy tính tiền bắt buộc phòng khám càng cao.

Các chủ phòng khám cần lưu ý:

• Thường xuyên rà soát doanh thu.
• Kết nối phần mềm máy tính tiền đúng chuẩn theo yêu cầu.
• Lập kế hoạch đăng ký và cập nhật thiết bị phù hợp để tránh bị xử phạt hoặc thanh tra đột xuất.

So sánh trước/sau: Không dùng máy tính tiền → khó minh bạch hóa đơn – dễ bị nghi vấn doanh thu ngầm

Nếu không trang bị máy tính tiền phù hợp, việc kiểm soát doanh thu, lập hóa đơn, chứng minh doanh thu hợp lệ sẽ gặp nhiều khó khăn. Điều này dễ dẫn đến việc các cơ quan thuế nghi ngờ về doanh thu thật, trục lợi thuế hoặc trốn thuế, từ đó dễ bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.

Ngược lại, dùng máy tính tiền đúng chuẩn giúp phòng khám:

• Minh bạch trong doanh thu.
• Dễ dàng xuất hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử.
• Có bằng chứng rõ ràng trong trường hợp kiểm tra, thanh tra thuế.

Chính vì vậy, việc chủ động trang bị và kết nối phần mềm máy tính tiền phù hợp là chiến lược tối ưu để hạn chế rủi ro.

Các trường hợp có thể được miễn máy tính tiền (nhưng cần thận trọng)

Không phải lúc nào cũng bắt buộc dùng máy tính tiền, tùy thuộc vào quy mô và mô hình hoạt động. Chủ phòng khám cần nắm rõ các trường hợp có thể được miễn, song không nên chủ quan, vì các quy định có thể thay đổi hoặc bị áp dụng linh hoạt.

Hộ kinh doanh nhỏ dưới ngưỡng doanh thu? Được miễn nhưng vẫn phải kê khai

Theo quy định, hộ kinh doanh nhỏ có doanh thu dưới mức ngưỡng tối đa (thường là vài trăm triệu đồng/năm) có thể được miễn sử dụng máy tính tiền. Tuy nhiên, họ vẫn bắt buộc kê khai doanh thu, lập hóa đơn phù hợp, để tránh bị xử phạt trong các trường hợp kiểm tra.

Chỉ điều trị không thu trực tiếp (như hợp đồng BHYT, bên thứ ba)?

Trong một số trường hợp, nếu cơ sở y tế chỉ thực hiện các hoạt động hợp đồng theo hình thức gián tiếp, không thanh toán trực tiếp tại chỗ, thì khả năng miễn dùng máy tính tiền cũng cao hơn. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy định của pháp luật thuế và hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương.

Cơ sở y tế nhưng có bán sản phẩm chăm sóc răng → lại nằm trong diện khác

Các dịch vụ bán hàng hóa, vật tư, mỹ phẩm, thuốc, nếu doanh thu lớn, bắt buộc phải xuất hóa đơn, và phù hợp với quy định về máy tính tiền. Trường hợp này, chủ phòng khám cần cân nhắc đầu tư trang thiết bị phù hợp và kết nối phần mềm để đảm bảo tuân thủ quy định.

Phản biện nhẹ: “Tôi là phòng khám nhỏ, không cần quan tâm?”

Dù mô hình của bạn nhỏ hơn, doanh thu ít hơn, nhưng nếu sai quy định, mức phạt vẫn áp dụng như cơ sở lớn! Các cơ quan thuế có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào, và hậu quả là bị xử phạt, truy thu thuế, hoặc đình chỉ hoạt động.

Hậu quả nếu hiểu sai Nghị định 70

Hiểu sai hoặc thiếu kiến thức về quy định mới có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho phòng khám, gây thiệt hại về tài chính, uy tín và hoạt động.

Bị xử phạt hành chính: từ 3 – 10 triệu đồng/lần kiểm tra

Trong trường hợp không trang bị máy tính tiền hoặc xuất hóa đơn sai quy định, cơ quan chức năng có thể xử phạt hành chính, mức phạt tối đa có thể lên tới vài chục triệu đồng, tùy theo mức độ vi phạm và số lần kiểm tra.

Ảnh hưởng niềm tin khách hàng – mất uy tín chuyên nghiệp

Khách hàng ngày nay rất quan tâm đến tính minh bạch, rõ ràng của dịch vụ. Nếu phát hiện phòng khám không xuất hóa đơn hợp lệ, hoặc không có chứng từ rõ ràng, họ sẽ mất lòng tin, giảm khả năng quay lại hoặc giới thiệu dịch vụ.

Khó chứng minh doanh thu hợp lệ khi kiểm toán – bị truy thu

Trong quá trình kiểm toán, nếu không có hồ sơ, chứng từ rõ ràng về doanh thu, cơ quan thuế có thể truy thu thuế không đúng hoặc cao hơn mức thực tế. Điều này làm tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến hoạt động lâu dài của phòng khám.

Biểu đồ minh họa 3 rủi ro khi không dùng máy tính tiền đúng quy định

Giải pháp: Chủ động hay bị động là do bạn chọn

Thay vì chờ đến khi bị yêu cầu bắt buộc hoặc bị kiểm tra đột xuất, chủ phòng khám cần chủ động trong việc trang bị và kết nối thiết bị phù hợp.

Hỏi kế toán – hỏi phần mềm – hỏi thuế, nhưng đừng chờ đến lúc bị yêu cầu

Các chủ phòng khám nên chủ động liên hệ với kế toán, tư vấn thuế hoặc các chuyên gia phần mềm để xác định rõ các yêu cầu hiện hành, đồng thời lựa chọn giải pháp phù hợp với hoạt động của mình.

Dùng phần mềm như SimlyDent để kết nối máy tính tiền đúng chuẩn ngay từ đầu

Hiện nay, các phần mềm quản lý nha khoa như SimlyDent đã tích hợp sẵn chức năng kết nối với máy tính tiền, giúp phòng khám hoạt động hợp pháp, nhanh chóng, dễ dàng tuân thủ quy định. Các phần mềm này còn hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử, quản lý doanh thu, và tự động tích hợp dữ liệu phù hợp với nghị định 70.

Lời khuyên:

SimlyDent đã sẵn sàng hỗ trợ kết nối máy tính tiền theo chuẩn NĐ70 – không tốn thêm thiết bị cồng kềnh, không cần thay đổi quy trình. Chủ phòng khám chỉ cần đăng ký, kết nối và vận hành, mọi quy định đều được đáp ứng dễ dàng.

Kết luận

Việc nha khoa có bắt buộc dùng máy tính tiền không phụ thuộc vào hoạt động cụ thể của từng cơ sở, đặc biệt là doanh thu từ bán vật tư, dịch vụ thu tiền mặt, hoặc hoạt động bán hàng kèm theo. Trong bối cảnh Nghị định 70/2023/NĐ-CP yêu cầu các tổ chức, cá nhân phải sử dụng thiết bị ghi nhận doanh thu phù hợp, các phòng khám nha khoa cần xem xét mô hình kinh doanh của mình, chủ động trang bị, kết nối phần mềm và xuất hóa đơn hợp lệ để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Không chỉ giúp tránh bị xử phạt, điều này còn góp phần nâng cao uy tín, chuyên nghiệp của phòng khám trong mắt khách hàng. Chủ động chuẩn bị ngay từ hôm nay sẽ giúp phòng khám của bạn vững vàng, sẵn sàng thích ứng với những quy định mới trong tương lai gần, đặc biệt khi bắt buộc máy tính tiền 2025 đang đến gần.