Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào các hậu quả chính khi phòng khám không tuân thủ quy định về xuất hóa đơn, đặc biệt dưới tác động của nghị định 70/2023/NĐ-CP cùng các quy định mới bổ sung liên quan đến phần mềm, máy tính tiền hợp pháp. Những thông tin này sẽ giúp các chủ phòng khám hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc thực thi đúng quy trình, từ đó có các biện pháp phòng tránh rủi ro pháp lý, bảo vệ danh tiếng và lợi ích lâu dài của cơ sở.

Nhiều phòng khám chủ quan: “Chắc chưa tới lượt mình bị kiểm tra”

Nhiều phòng khám vẫn chủ quan cho rằng: “Chắc chưa tới lượt mình bị kiểm tra.” Tuy nhiên, khi cơ quan chức năng ập đến, mọi thiếu sót về hóa đơn, thuế má hay liên thông dữ liệu đều có thể khiến phòng khám đối mặt với xử phạt nặng nề.

Sai lầm số 1: nghĩ rằng phòng khám nhỏ thì không ai để ý

Trong nhiều năm qua, một số chủ phòng khám vẫn còn tâm lý chủ quan, cho rằng quy mô nhỏ không phải là mục tiêu kiểm tra của cơ quan thuế hay các cơ quan quản lý nhà nước khác. Họ tin rằng chỉ các cơ sở lớn, có doanh thu hàng tỷ đồng mới nằm trong tầm ngắm kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, từ đó dẫn đến thói quen bỏ qua các quy định về xuất hóa đơn, cập nhật dữ liệu trên phần mềm kê khai thuế.

Tuy nhiên, suy nghĩ này hoàn toàn sai lệch và dễ dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng. Thực tế, thanh tra thuế thường xuyên nhắm vào mọi đối tượng, không phân biệt quy mô, miễn là có dấu hiệu doanh thu không rõ ràng, không rõ nguồn gốc hoặc có dấu hiệu trốn thuế. Các phòng khám nhỏ, chưa chuẩn chỉnh về nghiệp vụ và hệ thống phần mềm cũng chính là mục tiêu dễ dàng để các đoàn kiểm tra phát hiện vi phạm, xử lý hành chính hoặc truy thu thuế.

Điều thú vị là, góc nhìn chuyên gia đã phân tích rõ rằng, chính các cơ sở nhỏ, chưa chuẩn bị kỹ càng, ít chú trọng đến việc cập nhật dữ liệu đúng quy định, thường dễ "gãy" nhất khi bị kiểm tra đột xuất. Khi đó, những hậu quả không ngờ tới sẽ ập đến, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động lâu dài của họ – từ việc bị phạt, truy thu thuế đến mất uy tín thương hiệu.

Thực tế: thanh tra thuế nhắm đến cả cơ sở nhỏ – đặc biệt nếu có dấu hiệu doanh thu không rõ ràng

Thực tế tại Việt Nam đã chứng minh rằng, vi phạm máy tính tiền hay không xuất hóa đơn đúng chuẩn đều là những mục tiêu được thanh tra thuế đặc biệt quan tâm. Trong các đợt thanh tra, cơ quan chức năng không chỉ tập trung vào các doanh nghiệp lớn mà còn rà soát các phòng khám, nha khoa nhỏ lẻ. Đặc biệt, các cơ sở có dấu hiệu doanh thu cao nhưng không kê khai đúng hoặc không xuất hóa đơn đều dễ bị đưa vào diện kiểm tra và xử lý.

Trong quá trình kiểm tra, cơ quan thuế sẽ dựa trên nhiều yếu tố như:

• Dữ liệu doanh thu không khớp giữa thực tế và đăng ký.
• Các hóa đơn xuất ra không đúng định dạng, thiếu mã xác thực hoặc không có mã QR theo quy định.
• Không thực hiện kê khai lên hệ thống phần mềm thuế hoặc xuất hóa đơn thủ công gây sai lệch dữ liệu.
• Sử dụng phần mềm không đạt chuẩn, không kết nối được với Tổng cục Thuế.

Chính những điểm này làm tăng khả năng phòng khám bị phạt vì không xuất hóa đơn hoặc xuất không đúng quy định. Thậm chí, trong các trường hợp này, cơ quan thuế còn tiến hành truy thu thuế, xử lý phạt hành chính và yêu cầu phòng khám rút kinh nghiệm, nâng cấp hệ thống phần mềm.

5 hậu quả khi xuất hóa đơn sai – hoặc không dùng máy tính tiền đúng chuẩn

Trong quá trình hoạt động, đa số các phòng khám, đặc biệt là nha khoa, đều gặp phải các lỗi phổ biến liên quan đến việc xuất hóa đơn hoặc sử dụng phần mềm, thiết bị không phù hợp. Tuy nhiên, những hậu quả mang lại rất nghiêm trọng, thậm chí gây thiệt hại lâu dài cho hoạt động của tổ chức. Dưới đây là 5 hậu quả chính mà phòng khám có thể gặp phải khi không xuất hóa đơn đúng quy định hoặc không dùng máy tính tiền hợp pháp:

Phạt hành chính: từ 3 triệu – 10 triệu đồng/lỗi

Một trong những hình thức xử phạt phổ biến nhất hiện nay là phạt hành chính phòng khám do vi phạm về xuất hóa đơn. Theo quy định tại nghị định 70/2023/NĐ-CP, các cơ sở y tế, nha khoa cần tuân thủ quy trình xuất hóa đơn điện tử, dùng phần mềm hợp lệ, kết nối máy tính tiền đúng chuẩn của Tổng cục Thuế. Nếu vi phạm, mức phạt tối đa có thể lên đến 10 triệu đồng mỗi lỗi, tùy thuộc vào tính chất, hậu quả của vi phạm.

Chẳng hạn, phòng khám xuất hóa đơn muộn, thiếu mã số thuế hoặc không xuất đúng thời điểm sẽ bị xử phạt rõ ràng theo quy định. Đồng thời, các lỗi này còn khiến cơ sở bị áp dụng các biện pháp xử lý hành chính khác như đình chỉ hoạt động hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Truy thu thuế: nếu bị phát hiện doanh thu không kê khai đủ

Chỉ một lỗi nhỏ như không kê khai đúng doanh thu, xuất hóa đơn chưa hợp lệ hoặc không xuất hóa đơn, cũng có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế. Trong các đợt kiểm tra, cơ quan thuế sẽ dựa trên dữ liệu thực tế, so sánh với các hóa đơn đã xuất, các doanh thu đã khai báo. Khi phát hiện sự chênh lệch, họ sẽ tiến hành truy thu phần thuế còn thiếu, kèm theo khoản phạt tiền theo quy định.

Điều đáng nói là, nhiều phòng khám còn gặp khó khăn trong việc xử lý khi không kết nối được phần mềm với máy tính tiền, hoặc sử dụng phần mềm không đạt chuẩn. Hậu quả là, dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu, gây ra tình trạng bị truy thu thuế, thậm chí còn bị xem là vi phạm pháp luật về thuế.

Mất uy tín: với khách hàng và đối tác nếu không thể cung cấp hóa đơn hợp lệ

Trong thời đại công nghệ số, khách hàng ngày càng đòi hỏi dịch vụ minh bạch, rõ ràng và có thể kiểm chứng. Việc không xuất hóa đơn hợp lệ hoặc không có hóa đơn sẽ làm giảm niềm tin của khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng của phòng khám.

Ngoài ra, các đối tác hợp tác, đấu thầu hoặc nhận thầu các dự án lớn cũng sẽ cân nhắc đến tính minh bạch của doanh nghiệp. Một phòng khám bị phạt vì không xuất hóa đơn đúng chuẩn, có thể gây ảnh hưởng lớn đến khả năng mở rộng, hợp tác lâu dài. Chính vì vậy, duy trì việc xuất hóa đơn hợp lệ và đúng quy trình là cách giữ vững uy tín trong ngành.

Bị đưa vào diện kiểm tra định kỳ → tốn thời gian, áp lực tâm lý

Sau các lần vi phạm, phòng khám còn đứng trước nguy cơ bị đưa vào diện kiểm tra định kỳ của cơ quan thuế hoặc các ban ngành khác. Điều này đồng nghĩa với việc phải chuẩn bị hồ sơ, thực hiện rà soát hệ thống, cập nhật dữ liệu liên tục, gây tốn thời gian, công sức và áp lực tâm lý lớn cho nhân viên.

Đặc biệt, khi bị kiểm tra nhiều lần mà vẫn không khắc phục triệt để các lỗi về hóa đơn hoặc phần mềm, phòng khám còn rơi vào vòng luẩn quẩn, mất uy tín và dẫn đến các hình phạt nặng hơn. Chính vì thế, việc phòng tránh các lỗi này từ đầu luôn là ưu tiên hàng đầu của các chủ cơ sở.

Khó nâng cấp mô hình kinh doanh (mở rộng, hợp tác, đấu thầu…)

Các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực y tế, muốn mở rộng hoạt động, hợp tác hoặc tham gia các dự án đấu thầu đều cần đảm bảo rõ ràng về mặt pháp lý, trong đó có việc xuất hóa đơn đúng chuẩn, đúng thời điểm. Nếu không, các giấy tờ, hồ sơ của phòng khám sẽ bị từ chối, hoặc bị yêu cầu bổ sung.

Hơn nữa, sự cố về hóa đơn còn ảnh hưởng đến khả năng cấp phép, chứng nhận hoạt động, khiến các kế hoạch mở rộng gặp nhiều khó khăn. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc tuân thủ quy định về hóa đơn chính là chìa khóa để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tin cậy và có thể phát triển bền vững.

Tình huống thực tế: Phòng khám Smile bị phạt 7 triệu chỉ vì hóa đơn không khớp dữ liệu

Phòng khám Smile từng bị phạt 7 triệu đồng chỉ vì hóa đơn xuất ra không khớp với dữ liệu lưu trữ. Sự việc là lời cảnh báo rõ ràng rằng việc lơ là trong khâu xuất hóa đơn có thể khiến phòng khám trả giá bằng tiền mặt và uy tín.

Sử dụng phần mềm cũ – không kết nối Tổng cục Thuế

Một ví dụ điển hình là trường hợp của phòng khám Smile, từng bị xử phạt 7 triệu đồng chỉ vì vấn đề liên quan đến hóa đơn không hợp lệ. Nguyên nhân chính bắt nguồn từ việc sử dụng phần mềm cũ, không cập nhật tính năng phù hợp với quy định mới, dẫn đến không thể kết nối và đồng bộ dữ liệu chính xác với hệ thống của Tổng cục Thuế.

Khi không kết nối được, các hóa đơn xuất ra không có mã QR, thiếu thông tin hoặc sai định dạng, khiến cơ quan thuế dễ dàng phát hiện và xử lý vi phạm. Trong tình huống này, phòng khám còn gặp nhiều khó khăn khi phải xử lý các hóa đơn thủ công, gây ra sai sót, thiếu chính xác trong báo cáo thuế.

Xuất hóa đơn thủ công → sai số → bị truy thu và mất niềm tin khách hàng

Khi không có phần mềm tự động, các nhân viên thường xuất hóa đơn thủ công, dễ gây ra lỗi nhầm lẫn, sai số trong dữ liệu, thời điểm hoặc mã số. Chính điều này đã dẫn đến việc cơ quan thuế phát hiện ra các sai lệch, từ đó yêu cầu phòng khám truy thu phần thuế còn thiếu, đồng thời xử phạt về mặt hành chính.

Hơn nữa, khách hàng dễ dàng nhận biết các sai sót trong hóa đơn, từ đó mất niềm tin vào dịch vụ của phòng khám, ảnh hưởng lâu dài đến danh tiếng và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Phần mềm SimlyDent đã giúp nhiều cơ sở y tế, nha khoa xuất hóa đơn hợp lệ, đúng chuẩn Tổng cục Thuế, góp phần củng cố niềm tin khách hàng.

Trích dẫn nhẹ: “Chúng tôi chỉ ước gì làm đúng từ đầu – thay vì chờ đến lúc bị yêu cầu xử lý gấp”

Qua câu chuyện của phòng khám Smile, rõ ràng việc chủ động cập nhật, sử dụng phần mềm phù hợp và kết nối đúng quy định không chỉ giúp tránh các khoản phạt, truy thu thuế, mà còn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện với khách hàng. Đây cũng là bài học quý giá cho các cơ sở y tế khác trong việc nâng cao ý thức pháp lý và trang bị hệ thống công nghệ phù hợp.

Lỗi thường gặp khiến phòng khám bị phạt (dù không cố ý)

Nhiều phòng khám, dù không cố ý vi phạm, vẫn mắc phải các lỗi phổ biến liên quan đến xuất hóa đơn, phần mềm, dẫn đến hậu quả pháp lý. Hiểu rõ các lỗi này giúp chủ cơ sở có thể phòng tránh hiệu quả hơn.

Không biết phần mềm cũ không kết nối được

Một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến phòng khám bị phạt là do sử dụng phần mềm cũ, không còn phù hợp với quy định mới của nghị định 70/2023/NĐ-CP. Các phần mềm lỗi thời không có khả năng kết nối, đồng bộ dữ liệu với hệ thống của Tổng cục Thuế, gây ra các lỗi trong quá trình xuất hóa đơn, từ đó dễ bị xử phạt về mặt hành chính.

Việc này không chỉ ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo thuế mà còn làm giảm uy tín của phòng khám. Chủ cơ sở cần thường xuyên kiểm tra, nâng cấp phần mềm, lựa chọn giải pháp phần mềm đúng chuẩn, tích hợp đầy đủ các tính năng như lưu trữ, điều chỉnh, xác thực mã QR... để đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả.

Xuất hóa đơn nhưng không khai báo lên hệ thống thuế

Một lỗi phổ biến khác là xuất hóa đơn hợp lệ nhưng sau đó không khai báo đúng thời hạn hoặc không khai báo trên hệ thống thuế. Điều này vô tình tạo ra các lỗ hổng pháp lý, dễ bị phát hiện trong quá trình kiểm tra, xử phạt hoặc truy thu thuế.

Chủ phòng khám cần nắm rõ quy trình bài bản về việc khai báo, cập nhật dữ liệu trên phần mềm, đồng thời theo dõi sát các thông báo, hướng dẫn từ cơ quan thuế để đảm bảo không bỏ sót hoặc sai sót trong quá trình khai báo.

Xuất sai định dạng / sai thời điểm / thiếu mã định danh máy tính tiền

Các lỗi liên quan đến định dạng hóa đơn, thời điểm xuất hoặc thiếu mã định danh của máy tính tiền hợp lệ cũng là nguyên nhân phổ biến gây vi phạm. Ví dụ, xuất hóa đơn ngoài giờ hành chính, thiếu mã máy tính tiền hoặc xuất hóa đơn không đúng chuẩn, đều có thể bị xử phạt.

Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm đã được Tổng cục Thuế phê duyệt, có mã xác thực, đảm bảo đúng thời điểm, đúng định dạng là điều kiện tiên quyết để duy trì hoạt động hợp pháp. Các phần mềm như SimlyDent đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn này, giúp phòng khám tự tin trước mọi đợt kiểm tra.

Cách phòng tránh đơn giản – tiết kiệm – đúng luật

Để tránh khỏi các hậu quả và rủi ro kể trên, chủ phòng khám nên thực hiện các biện pháp phòng tránh cơ bản, dễ áp dụng nhưng mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt, việc lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn phù hợp, kết nối chính xác với máy tính tiền là yếu tố then chốt giúp duy trì hoạt động hợp pháp, hạn chế tối đa các rủi ro về pháp lý.

Kiểm tra phần mềm đang dùng có đáp ứng đủ yêu cầu hay chưa

Trước hết, chủ cơ sở cần kiểm tra, đánh giá xem phần mềm hiện tại có đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nghị định 70/2023/NĐ-CP hay không. Phần mềm cần có khả năng kết nối tự động, đồng bộ dữ liệu, xuất hóa đơn hợp lệ theo đúng mẫu, tích hợp mã QR, mã xác thực của Tổng cục Thuế.

Nếu phần mềm cũ, không đáp ứng tiêu chuẩn, chủ phòng khám cần nhanh chóng cập nhật hoặc chuyển sang giải pháp mới. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt, truy thu thuế, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành.

Tích hợp sớm phần mềm hỗ trợ máy tính tiền hợp lệ

Hợp tác với các nhà cung cấp phần mềm uy tín, có chứng nhận phù hợp quy định là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực y tế. Thay vì sử dụng các phần mềm lậu, không đạt chuẩn, chủ phòng khám nên sớm tích hợp các giải pháp hỗ trợ máy tính tiền hợp lệ, có khả năng tự động cập nhật dữ liệu, xuất hóa đơn đúng chuẩn.

Một trong những phần mềm tiêu biểu như SimlyDent đã được chứng nhận phù hợp với quy định của Tổng cục Thuế, giúp chủ phòng khám dễ dàng xuất hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu an toàn và chuẩn xác.

SimlyDent hỗ trợ đầy đủ kết nối, xuất hóa đơn, lưu trữ, điều chỉnh

Lựa chọn phần mềm như SimlyDent không chỉ giúp xuất hóa đơn hợp lệ, đúng chuẩn mà còn cung cấp các tính năng như:

• Kết nối tự động với hệ thống máy tính tiền.
• Lưu trữ dữ liệu an toàn, theo dõi lịch sử phát sinh.
• Xác thực mã QR, mã định danh của máy tính tiền.
• Điều chỉnh sai sót, xuất hóa đơn đúng thời điểm.
• Hỗ trợ báo cáo thuế chính xác, dễ dàng kiểm tra.

Chỉ sau một tuần sử dụng, nhiều phòng khám đã thấy rõ sự khác biệt trong việc quản lý hóa đơn, giảm thiểu rủi ro và chuẩn bị tốt cho các đợt kiểm tra, tránh bị phạt hoặc xử lý hành chính không mong muốn.

Kết luận

Việc phòng khám không xuất hóa đơn đúng quy định hoặc sử dụng phần mềm không đạt chuẩn không chỉ làm ảnh hưởng đến uy tín, doanh thu mà còn có thể gây ra các hậu quả nghiêm trọng như bị xử phạt hành chính, truy thu thuế, mất niềm tin khách hàng và khó khăn trong mở rộng hoạt động. Chủ cơ sở cần chủ động cập nhật, nâng cấp hệ thống phần mềm, đảm bảo kết nối chính xác, tuân thủ đúng quy định của nghị định 70/2023/NĐ-CP. Chọn lựa phần mềm phù hợp như SimlyDent, luôn kiểm tra, theo dõi kỹ các quy trình xuất hóa đơn, giúp phòng khám duy trì hoạt động hợp pháp, an toàn, chuyên nghiệp và có thể đối mặt với mọi đợt kiểm tra một cách tự tin. Đừng để sự thiếu hiểu biết trở thành gánh nặng, hãy hành động ngay hôm nay để bảo vệ thương hiệu và lợi ích lâu dài của bạn.