Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích sâu về các vấn đề thực tế, những giải pháp điển hình cũng như mô hình thành công từ các chuỗi nha khoa để bạn có thể áp dụng hiệu quả cho cơ sở của mình.
Khi lịch khám không đồng bộ, cả chuỗi đều thiệt
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt của ngành nha khoa, việc điều phối bác sĩ và quản lý ghế điều trị nha khoa không đồng bộ dẫn đến nhiều hệ lụy tiêu cực. Khi lịch làm việc của các bác sĩ không được cập nhật hoặc phân bổ hợp lý, toàn bộ liên minh các chi nhánh sẽ gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa công suất, gây ra nhiều khoản lỗ đáng kể. Không chỉ làm giảm trải nghiệm khách hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của toàn hệ thống. Hãy xem xét tình huống phổ biến rằng:
Bác sĩ rảnh ở chi nhánh A nhưng chi nhánh B lại quá tải
Điều này thường xảy ra khi các phòng khám chưa có hệ thống điều phối lịch bác sĩ chuỗi nha khoa rõ ràng và minh bạch. Nếu một bác sĩ rảnh rỗi tại một chi nhánh nhưng hệ thống chưa tự động phân bổ bác sĩ liên chi nhánh, các cơ sở khác sẽ bị lép vế về mặt công suất điều trị. Kết quả, khách hàng ở chi nhánh đó phải chờ đợi lâu hoặc phải chuyển sang các địa điểm khác, gây giảm trải nghiệm và mất khách trung thành.
Tiếp theo, ta còn thấy tình trạng sau:
Ghế điều trị bỏ trống trong giờ cao điểm vì thiếu bác sĩ
Trong các khung giờ cao điểm, việc thiếu quản lý ghế điều trị dẫn tới trạng thái để ghế trống, mặc dù có nhu cầu lớn. Đặc biệt, nếu không có kế hoạch điều phối nguồn lực nha khoa phù hợp, các bác sĩ đang rảnh không thể được điều chuyển một cách hợp lý để đáp ứng nhu cầu khách hàng, gây lãng phí nguồn lực.
Chưa kể, khách hàng phải chờ lâu hoặc bị hẹn lại sang ngày khác, làm giảm trải nghiệm khách hàng, mất khả năng cạnh tranh của chuỗi phòng khám trong thời gian dài. Đây là một trong những nguyên nhân chính làm giảm doanh thu, thậm chí còn làm mất uy tín thương hiệu.
Nỗi đau điều phối nguồn lực trong chuỗi nha khoa
Trong bối cảnh quản lý nhiều chi nhánh, việc điều phối bác sĩ và quản lý ghế điều trị nha khoa trở nên phức tạp hơn nhiều so với quản lý độc lập từng phòng khám. Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn còn thực hiện thủ công qua các phương thức như gọi điện, nhắn tin hoặc email để kiểm tra lịch làm việc từng bác sĩ, nhưng điều này dẫn tới nhiều hạn chế về độ chính xác và kém linh hoạt.
Thêm vào đó, khi không có hệ thống tổng thể, việc điều chuyển bác sĩ giữa các chi nhánh dễ gây ra xung đột về lịch hẹn hay hồ sơ điều trị, làm giảm tính liên tục trong chăm sóc khách hàng. Bên cạnh đó, nhiều hệ thống cũ còn không bắt kịp các thay đổi về lịch trình, để nhiều ghế điều trị trống nhưng không ai biết để sắp xếp khách hoặc tận dụng tối đa công suất. Vấn đề này khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội nâng cao doanh thu, đồng thời làm khách hàng có cảm giác thiếu chuyên nghiệp và thiếu linh hoạt trong dịch vụ.
Giải pháp điều phối thông minh với SimlyDent
Trong thời đại số, việc áp dụng các giải pháp công nghệ thông minh đã trở thành yêu cầu bắt buộc để duy trì sự cạnh tranh của chuỗi nha khoa. Một trong những hệ thống tiêu biểu như SimlyDent mang lại khả năng lịch làm việc tập trung, cho phép hiển thị toàn bộ lịch bác sĩ của các chi nhánh trong một màn hình duy nhất. Nhờ đó, các trưởng phòng khám hoặc quản lý có thể dễ dàng nhận biết tình trạng rảnh rỗi, định tuyến bác sĩ phù hợp và điều phối ghế điều trị một cách linh hoạt, tức thì, theo thời gian thực.
Ngoài ra, hệ thống điều phối nguồn lực nha khoa của SimlyDent còn có khả năng điều chuyển tức thì, cập nhật lịch khách hàng, lịch bác sĩ và ghế điều trị một cách nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này giúp giảm thiểu tối đa thời gian chờ của khách hàng và tránh bỏ lỡ cơ hội điều trị trong khung giờ cao điểm.
Hệ thống còn tích hợp chức năng tối ưu công suất ghế, đề xuất các phương án phân bổ bác sĩ phù hợp dựa trên phân bổ bác sĩ liên chi nhánh, nhằm đảm bảo mỗi ghế điều trị đều được sử dụng tối đa, giảm thiểu trống. Đồng thời, tính năng liên thông hồ sơ bệnh nhân cho phép bác sĩ dù ở chi nhánh khác vẫn truy cập toàn bộ hồ sơ bệnh án, giúp duy trì tính liên tục và cá nhân hóa dịch vụ khách hàng.
Chuỗi nha khoa SmileChain tăng 20%
Không thể không nhắc đến chuỗi nha khoa SmileChain đã thực hiện thành công mô hình tối ưu lịch khám dựa trên hệ thống SimlyDent. Trước đây, chuỗi này thường gặp khó khăn trong việc quản lý ghế điều trị và điều phối bác sĩ. Cứ vào buổi chiều, các ghế điều trị tại chi nhánh trung tâm thường xuyên để trống do thiếu điều phối lịch bác sĩ hợp lý giữa các chi nhánh.
Sau khi áp dụng giải pháp số hóa từ SimlyDent, quản lý của SmileChain có thể nhìn thấy lịch rảnh của bác sĩ tại các chi nhánh khác nhau, đồng thời điều chuyển bác sĩ tức thì để sắp xếp lại lịch khám phù hợp. Kết quả rõ ràng là giảm 40% thời gian trống ghế, từ đó, số ca điều trị mỗi tháng tăng lên 20%, tạo ra sự phát triển bền vững, tối đa nguồn lực và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Lầm tưởng trong điều phối bác sĩ & ghế
Dù có nhiều lợi ích rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn còn tồn tại những lầm tưởng về mảng điều phối nha khoa. Một số cho rằng:
“Điều phối thủ công vẫn ổn” → Thủ công chỉ phù hợp khi quy mô nhỏ, ít chi nhánh. Khi mở rộng, vấn đề này sẽ tạo ra lỗ hổng lớn về liên kết dữ liệu, làm chậm trễ hoặc gây sai lệch trong quản lý lịch và hồ sơ bệnh nhân.
“Khách không thích đổi cơ sở” → Thực tế, khách hàng thay vì phản đối việc chuyển cơ sở sẽ rất sẵn lòng nếu được phục vụ nhanh hơn, bác sĩ quen thuộc vẫn giữ nguyên, cộng với dịch vụ chất lượng cao. Việc điều phối linh hoạt sẽ giúp giữ chân khách hàng, tránh tình trạng chảy máu khách về các trung tâm đối thủ.
Hiểu rõ về những lầm tưởng này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xây dựng chiến lược quản lý nguồn lực phù hợp, hướng tới việc tối ưu cả hệ thống cùng đảm bảo sự hài lòng của khách hàng ở mức tối đa.
Tối đa hóa công suất cả chuỗi
Để tối đa hóa công suất của toàn bộ chuỗi phòng khám, việc áp dụng công nghệ chính là cách làm tất yếu. SimlyDent giúp các doanh nghiệp vận hành ghế và bác sĩ như một nguồn lực chung, có thể linh hoạt điều phối, giảm thiểu thời gian trống, đồng thời nâng cao hiệu suất điều trị, góp phần tăng doanh thu toàn hệ thống.
Với phần mềm đặt lịch bác sĩ liên chi nhánh, các quản lý có thể dễ dàng phân bổ bác sĩ liên chi nhánh theo nhu cầu thực tế, chấm điểm hiệu quả hệ thống để không còn tình trạng bỏ trống hoặc quá tải. Đồng thời, các hệ thống phân công ca làm nha khoa tự động giúp đảm bảo công bằng, cân đối lịch làm việc bác sĩ chuỗi nha khoa và phù hợp với năng lực, quyền lợi của từng cá nhân.
Trong ngành nha khoa, điều phối bác sĩ và quản lý ghế điều trị đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc nâng cao năng lực hoạt động, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng doanh thu cho từng chi nhánh cũng như toàn bộ hệ thống. Sự phát triển của các phần mềm quản lý như SimlyDent đã giúp các doanh nghiệp chuyển mình từ hình thức thủ công sang tự động, thông minh, từ đó tối ưu lịch khám, giảm thiểu thời gian trống ghế, điều chuyển bác sĩ linh hoạt và phân bổ bác sĩ liên chi nhánh một cách hiệu quả hơn. Chiến lược này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc mà còn tạo ra trải nghiệm khách hàng vượt mong đợi, góp phần xây dựng thương hiệu vững mạnh trong thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp điều phối bác sĩ nha khoa và quản lý ghế điều trị nha khoa hiệu quả, đừng bỏ lỡ cơ hội áp dụng phần mềm SimlyDent để nâng tầm hoạt động của chuỗi phòng khám, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng tối đa mong đợi của khách hàng.
