Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về thực trạng, các lỗ hổng tài chính nha khoa, cách nhận diện sớm, cũng như các giải pháp dựa vào dashboard tài chính phòng khám và Simly Report nha khoa để ngăn chặn thiệt hại hàng chục triệu đồng mỗi tháng.

Thực trạng: 60% phòng khám không thấy lỗ hổng tài chính – slot kín vẫn lỗ

Trong ngành y tế, các phòng khám thường tự hào về khả năng vận hành qua các ghế kín – tức là phòng khám đã kín chỗ, khách hàng đông đảo. Thế nhưng, thực trạng phổ biến là vẫn tồn tại nhiều lỗ hổng tài chính âm thầm gây thiệt hại lớn, mà phần lớn chủ phòng khám không nhận ra hoặc không có phương án phòng ngừa phù hợp. Đây là một vấn đề cực kỳ thực tế và đáng báo động đối với các cơ sở y tế hiện nay.

Nhiều phòng khám đã dần chủ quan trong việc quản lý tài chính, dẫn tới tình trạng ghế kín nhưng công nợ treo, tồn kho vật tư ứ đọng và các chi nhánh yếu – branch mạnh phải bù lỗ mà không nhận thấy sớm. Trong khi đó, những biểu hiện này lại là các dấu hiệu cảnh báo rõ ràng giúp các chủ doanh nghiệp có thể hành động kịp thời để tránh mất mát lớn về tài chính trong tương lai.

Ghế kín nhưng công nợ treo → tiền không thu về được

Một trong những hiện tượng phổ biến nhất tại các phòng khám hiện nay chính là tình trạng ghế kín nhưng thực tế công nợ treo vẫn còn nhiều. Khi khách hàng đến khám, phòng khám đã thu phí hoặc đăng ký dịch vụ, nhưng khoản tiền này chưa được thanh toán hoặc còn chậm trễ quá hạn. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, các khoản nợ tồn đọng này sẽ tích tụ, gây ra tình trạng tiền không thu về được, làm tăng nguy cơ làm mất vốn lưu động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hàng ngày của phòng khám.

Các chủ phòng khám thường có suy nghĩ "Có khách là có tiền" nhưng lại quên mất việc kiểm soát công nợ, dẫn đến tình trạng kéo dài các khoản nợ cũ. Khi các khoản này không được xử lý kịp thời, chúng trở thành các khoản nợ khó đòi, tạo ra lỗ hổng tài chính âm thầm. Điều đáng nói là, nhiều chủ doanh nghiệp không thể biết được chính xác mức độ công nợ treo bao nhiêu và có thể dẫn đến hiểu lầm về doanh thu thực tế của phòng khám.

Tồn kho vật tư ứ đọng → tiền chết, không xoay vòng

Một trong những lỗ hổng tài chính nha khoa lớn khác chính là tồn kho vật tư quá mức cần thiết, gây ra tồn kho ứ đọng và vốn bị "đóng băng" trong những hàng hóa không còn phù hợp nữa. Thực tế, các vật tư y tế, dụng cụ nha khoa, thuốc men nếu không được kiểm soát chặt chẽ sẽ dễ bị mua dư thừa hoặc hết hạn sử dụng, gây lãng phí vốn đầu tư ban đầu của phòng khám.

Không chỉ gây thiệt hại về mặt tài chính, tồn kho ứ đọng còn làm giảm khả năng xoay vòng vốn, khiến cho dòng tiền trong phòng khám trở nên bị tắc nghẽn. Nhà quản lý cần có hệ thống kiểm tra định kỳ, cập nhật số liệu chính xác về tồn kho, đồng thời tăng cường các công cụ dự báo, dự trù phù hợp để giảm thiểu rủi ro này.

Chi nhánh yếu – branch mạnh phải bù lỗ mà không phát hiện sớm

Hệ thống chi nhánh mở rộng, đặc biệt khi các phòng khám đầu tư nhiều địa điểm, dễ dẫn đến tình trạng một số chi nhánh yếu kém, lỗ nhiều mà chủ doanh nghiệp không hay biết đến sớm. Các chi nhánh yếu có thể bù lỗ cho những chi nhánh khác mà không có hệ thống kiểm soát real-time, dẫn đến tình trạng chìm trong lỗ chồng lũ và không rõ nguyên nhân.

Việc so sánh chi nhánh theo thời gian thực (real-time) giúp chủ doanh nghiệp nhận diện các chi nhánh không hoạt động hiệu quả, giảm thiểu mất mát chung của toàn hệ thống. Nếu không có cảnh báo kịp thời, nguy cơ bị thiệt hại lớn sẽ tiếp tục tăng, làm ảnh hưởng đến tổng thể hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

5 lỗ hổng tài chính ai cũng dễ bỏ qua

Trong lĩnh vực y tế, sự cẩu thả trong quản lý tài chính chính là kẻ thù của sự thành công lâu dài. Thậm chí, nhiều chủ phòng khám không để ý đến các biểu hiện nhỏ nhặt vì nghĩ rằng nó không ảnh hưởng lớn, nhưng thực tế, những lỗ hổng nhỏ này nếu tích tụ sẽ gây ra thiệt hại lớn về mặt tài chính.

Dưới đây là 5 lỗ hổng tài chính phổ biến nhất mà ai cũng dễ dàng bỏ qua, nhưng lại chính là nguyên nhân gây ra các khoản lỗ lớn hàng tháng.

Công nợ lâu ngày không thu

Các khoản công nợ tồn đọng quá hạn được xem như các khoản "tiền gửi ngân hàng" không sinh lợi, thậm chí còn gây ra chồng nợ, chồng lãi nếu không xử lý kịp thời. Thông thường, nhiều phòng khám xem nhẹ các khoản nợ nhỏ, hoặc nghĩ rằng “khách quen” sẽ thanh toán sau, nhưng cộng dồn theo thời gian lại thành các khoản nợ cực kỳ lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

Chủ doanh nghiệp cần phải có những phương án xử lý công nợ hiệu quả, kết hợp với dashboard tài chính phòng khám để cảnh báo các khoản nợ quá hạn, hạn chế tình trạng “nợ treo” kéo dài. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và giữ vững tài chính ổn định hơn cho doanh nghiệp.

Tồn kho vượt định mức: Mua nhiều, không xoay, vốn chết

Tồn kho vượt định mức là “bệnh dịch” gây lãng phí tài chính lớn nhất trong ngành y tế hiện nay. Các phòng khám thường mua vật tư thừa để “dự trữ” quá mức, nhưng không có hệ thống kiểm soát giúp dự trù chính xác, dẫn đến việc vốn bị “đóng băng” trong các kho, gây ra lỗ ngầm không thể nhìn thấy rõ trong quá trình vận hành hàng ngày.

Điều này đặt ra câu hỏi: chẳng phải dashboard báo cáo tài chính phòng khám với khả năng dự đoán tồn kho sẽ giúp hạn chế tình trạng này? Trước đây, các doanh nghiệp chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc các báo cáo thủ công, khiến cho khối lượng tồn kho không chính xác, dẫn đến chi phí hao hụt lớn.

Slot ghế chết: Ghế kín trên giấy – thực tế trống 5-10%/tuần

Trong số các lỗ hổng tài chính nha khoa, việc hệ thống slot ghế chết là một trong những vấn đề phổ biến nhất. Có nhiều trường hợp, phòng khám xuyên suốt vẫn báo cáo ghế kín để giữ chân khách hàng, nhưng thực tế, trống 5-10% ghế/tuần do các thủ thuật không đủ khách hoặc lịch không hợp lý.

Nếu không có hệ thống cảnh báo tự động, chủ doanh nghiệp sẽ khó nhận biết chính xác điểm yếu này. Các dashboard cảnh báo ghế trống sẽ giúp điều phối nhân sự tốt hơn, tối ưu doanh thu, tránh lãng phí nhân lực và các chi phí liên quan.

Nhân sự “ăn lãi”: Làm dư ca, chi phí vượt doanh thu

Nhân sự là yếu tố then chốt nhưng cũng là điểm dễ gây thất thoát nếu không kiểm soát chặt chẽ. Dư ca, giờ làm vượt quá quy định, hoặc chi phí nhân sự vượt quá doanh thu là nguyên nhân dẫn đến lỗ ngầm hàng tháng. Các nhân viên làm thêm giờ không có kiểm soát sẽ làm tăng chi phí mà không tạo ra doanh thu tương ứng.

Quản lý chặt chẽ, quản lý công nợ nha khoa và quản lý nhân sự hiệu quả thông qua dashboard tài chính phòng khám giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn, cắt giảm các chi phí không cần thiết, tối ưu lợi nhuận.

Chi nhánh lỗ chéo: Không so sánh real-time – branch A bù branch B

Việc thiếu hệ thống so sánh chi nhánh real-time sẽ khiến các chủ doanh nghiệp không thể đo lường, kiểm soát tình hình từng chi nhánh chính xác. Có những trường hợp, chi nhánh A lỗ nặng, nhưng để che đậy, các chi nhánh khác bù lỗ, gây ra lỗ chồng lũ không rõ nguyên nhân, khó kiểm soát.

Các dashboard báo cáo tài chính phòng khám giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng so sánh chi nhánh qua thời gian thực, nhận diện chính xác các chi nhánh yếu kém để có chiến lược phù hợp, giảm thiểu thiệt hại và tránh các lỗ hổng tài chính âm thầm gây ra các thiệt hại lớn.

So sánh: Không cảnh báo sớm vs Có Dashboard cảnh báo

Sự khác biệt giữa các phòng khám áp dụng tốt công nghệ và các cơ sở còn bỏ qua các giải pháp quản lý hiện đại chính là khả năng cảnh báo sớm, giúp chủ doanh nghiệp kịp thời xử lý các vấn đề còn nhỏ trước khi chúng trở thành thảm họa lớn.

 “Nhỏ lẻ, lỗ gì đâu?”

Chủ doanh nghiệp dễ dàng bỏ qua những tổn thất nhỏ, nghĩ rằng "có còn hơn không", hoặc vì quá bận rộn, không chú ý tới các chi phí nhỏ như slot ghế chết, công nợ nhỏ, hoặc tồn kho không kiểm soát đúng mức. Tuy nhiên, theo thời gian, những khoản nhỏ này sẽ cộng lại thành lỗ lớn hàng tháng.

Phòng khám nhỏ càng dễ mất slot ghế – 1 ghế chết/ngày = mất hàng triệu

Với các phòng khám nhỏ, một ghế chết mỗi ngày có thể gây ra thiệt hại cả chục triệu đồng chỉ sau một tháng. Nếu không có dashboard cảnh báo ghế trống chính xác, chủ phòng khám sẽ rất khó kiểm soát tình hình, từ đó ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận.

Tồn kho ứ đọng 50 triệu không xoay = lỗ ngầm

Kho vật tư tồn quá mức, không được kiểm soát, kết hợp với các chi phí không cần thiết, sẽ tạo ra lỗ ngầm hàng tháng, khiến vốn chết và giảm khả năng đầu tư mở rộng hoặc nâng cao chất lượng dịch vụ.

T.Smile – Tìm ra lỗ công nợ 70 triệu nhờ Dashboard

Chủ phòng khám T.Smile (Gò Vấp) đã gặp phải tình trạng ghế kín nhưng công nợ treo và lỗ nặng. Nhờ Simly Report, dashboard báo cáo các khoản công nợ liên kết chính xác với quỹ, kho, giúp chủ nhận diện lỗ công nợ 70 triệu đang tồn đọng.

Họ đã kịp thời giải quyết các khoản công nợ, tối ưu lại việc quản lý công nợ nha khoa, từ đó bảo vệ dòng tiền, và tối ưu lợi nhuận hiệu quả hơn. Trước đây, các chủ doanh nghiệp thường xuyên lơ là vấn đề này, chỉ khi lỗ quá lớn mới phát hiện, nhưng bây giờ, nhờ các dashboard cảnh báo, mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều.

So sánh trước/sau khi cảnh báo lỗ hổng

Việc chuyển từ không có cảnh báo sang hệ thống cảnh báo tự động, chính xác giúp các chủ phòng khám tối ưu hoạt động, giảm thiểu lỗ hổng tài chính và nâng cao lợi nhuận hiệu quả rõ rệt.

Kết luận

Chúng ta đều hiểu rằng, cảnh báo tài chính phòng khám là chìa khóa để phòng tránh các lỗ hổng tài chính nha khoa âm thầm gây thiệt hại lớn hàng tháng. Các dashboard tài chính phòng khám, đặc biệt là Simly Report nha khoa, cung cấp khả năng theo dõi real-time, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng nhận biết các khoản công nợ, tồn kho, slot ghế trống và chi nhánh yếu kém ngay từ khi chúng còn nhỏ.

Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tài chính chính là sự khác biệt giữa một phòng khám bình thường và một cơ sở chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững. Đừng để những lỗ hổng tài chính âm thầm làm mất hàng chục triệu mỗi tháng của bạn. Hãy đặt lịch tư vấn Simly Report ngay hôm nay để xem cách dashboard cảnh báo sớm có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững, lợi nhuận minh bạch và giảm thiểu rủi ro một cách tối ưu nhất.