Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi hồ sơ bệnh án từ dạng giấy sang điện tử không hề đơn giản, đòi hỏi sự chính xác, cẩn thận và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách thực hiện chuyển hồ sơ bệnh án đúng chuẩn, không bỏ sót dữ liệu và các bước cần thiết để đảm bảo quá trình số hoá bệnh án đạt hiệu quả cao nhất.

Thực trạng: 80% phòng khám sợ nhập lại nên trì hoãn

Trong thực tế, đa số các phòng khám và bệnh viện đều gặp phải tâm lý e ngại khi phải nhập liệu hồ sơ bệnh án giấy sang điện tử do lo ngại về thời gian, công sức cũng như khả năng xảy ra lỗi trong quá trình số hóa. Chính vì tâm lý này mà nhiều nơi đã trì hoãn hoặc bỏ qua bước chuyển đổi quan trọng này, dẫn đến các hậu quả không mong muốn về sau.

Nghĩ “thôi cứ giữ sổ giấy cho nhanh” → khi mất hồ sơ thì không kịp cứu

Một trong những lý do khiến các phòng khám e ngại chuyển sang hồ sơ điện tử là do nghĩ rằng duy trì sổ giấy dễ dàng và nhanh chóng hơn. Thế nhưng, thực tế cho thấy, việc lưu trữ hồ sơ giấy có thể dẫn đến rủi ro mất mát, thất lạc hoặc hỏng hóc do thời tiết, cháy nổ, hoặc sơ suất trong vận chuyển. Khi mất hồ sơ giấy, các nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc phục hồi dữ liệu, gây ảnh hưởng đến quá trình điều trị và quyền lợi của khách hàng. Việc chuyển đổi đúng quy trình, bài bản sẽ giúp phòng khám đảm bảo dữ liệu luôn được an toàn, dễ tra cứu và phục hồi mà không sợ mất mát.

File Excel cũ nhập lại mất công – nhưng không chuẩn hoá thì rủi ro vẫn còn

Trong quá trình số hóa bệnh án, nhiều cơ sở y tế đã từng sử dụng file Excel để lưu trữ hồ sơ bệnh nhân. Đây là cách làm nhanh, tạm thời nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro về mặt chuẩn hoá dữ liệu, dễ gây nhầm lẫn hoặc trùng lặp thông tin. Nếu không chuyển đổi sang hệ thống quản lý điện tử có chuẩn mực, các dữ liệu có thể không đồng bộ, không rõ ràng và gây khó khăn khi tra cứu hoặc tích hợp với các hệ thống khác. Do đó, việc chuyển đổi đúng sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro này, đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức trong các bước xử lý dữ liệu.

Chuyển đổi đúng sẽ tiết kiệm công sức & bảo mật ngay

Chuyển hồ sơ bệnh án giấy sang điện tử đúng quy trình giúp tiết kiệm tối đa công sức của bác sĩ, nhân viên lễ tân trong việc tìm kiếm, quản lý hồ sơ. Hơn nữa, dữ liệu điện tử có thể bảo vệ bằng các công nghệ mã hoá, ký số theo chuẩn BYT và lưu trữ trên các nền tảng an toàn như đám mây, giúp các cơ sở y tế yên tâm hơn về tính bảo mật của hồ sơ. Chính vì thế, việc chuyển đổi hồ sơ bệnh án đúng chuẩn không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn là một bước đi chiến lược giúp phát triển bền vững, nâng cao uy tín của phòng khám.

Checklist 5 bước chuyển đổi hồ sơ giấy sang điện tử không sót

Khi tiến hành chuyển hồ sơ bệnh án giấy sang điện tử, bạn cần theo một quy trình rõ ràng, có hệ thống để đảm bảo mọi bước đều chuẩn xác, không bỏ sót dữ liệu quan trọng. Dưới đây là 5 bước cơ bản và cần thiết để thực hiện quá trình này một cách an toàn và hiệu quả nhất.

1. Lọc & chuẩn hoá hồ sơ cũ: Ưu tiên khách đang điều trị, khách VIP trước

Bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi hồ sơ bệnh án là thực hiện lọc dữ liệu. Bạn cần xác định tiêu chí để chọn các hồ sơ phù hợp để số hoá, thường là các khách hàng còn điều trị, khách VIP hoặc những hồ sơ có giá trị cao. Việc này giúp giảm thời gian chuyển đổi đồng thời dễ kiểm soát hơn về chất lượng dữ liệu.

Trong quá trình lọc, cần kiểm tra kỹ lượng các hồ sơ giấy có đầy đủ mục, đúng chuẩn và không bị rách, mờ, mất phần nội dung. Đặc biệt, nên phân loại rõ ràng các loại hồ sơ như hồ sơ khám sức khoẻ định kỳ, hồ sơ điều trị chuyên sâu, hồ sơ sinh viên hoặc khách VIP. Quá trình này cần phải được thực hiện cẩn thận để tránh bỏ sót hồ sơ hoặc chuyển đổi các hồ sơ không rõ ràng, gây rối trong hệ thống lưu trữ sau này.

2. Gán mã ID cho từng hồ sơ: Tránh trùng, tránh lẫn dữ liệu

Sau khi đã lựa chọn hồ sơ phù hợp, bước tiếp theo là gán mã ID duy nhất cho từng hồ sơ. Việc này rất quan trọng trong quá trình nhập liệu hồ sơ bệnh án, vì nó giúp phân biệt rõ ràng các hồ sơ khác nhau, tránh tình trạng trùng lặp hoặc lẫn lộn dữ liệu giữa các khách hàng.

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý hồ sơ điện tử như SimlyDent hồ sơ bệnh án đã tích hợp chức năng tự động sinh mã ID duy nhất cho từng hồ sơ, giúp người dùng không cần phải làm thủ công hay lo lắng về việc trùng lặp mã số. Đây là yếu tố quyết định để đảm bảo dữ liệu được tổ chức một cách khoa học, dễ tra cứu, kế thừa và liên thông tại các cơ sở y tế sau này.

3. Phân quyền người nhập & người duyệt: Ai nhập – ai kiểm tra – ai duyệt ký số

Quy trình chuyển đổi hồ sơ bệnh án phải đi kèm với hệ thống phân quyền rõ ràng để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ của dữ liệu số hoá. Người nhập liệu cần chính là nhân viên được đào tạo bài bản, am hiểu quy trình, nội dung hồ sơ. Người duyệt sẽ kiểm tra lại lần cuối trước khi ký số để đảm bảo không sót, sai hoặc thiếu dữ liệu.

Ngoài ra, việc ký số bệnh án điện tử theo đúng quy định của Bộ Y tế (Thông tư 46) giúp hồ sơ có giá trị pháp lý và không thể bị giả mạo hoặc chỉnh sửa trái phép. Các bước phân quyền rõ ràng giúp phân biệt các vai trò, giảm thiểu khả năng sai sót hoặc thao túng dữ liệu. Đặc biệt các phần mềm như SimlyDent hồ sơ bệnh án đã tích hợp tính năng ký số điện tử, giúp quá trình duyệt, ký số trở nên tiện lợi và minh bạch hơn.

4. Ký số hồ sơ sau khi nhập: Đảm bảo hồ sơ đủ giá trị pháp lý

Đây là bước không thể bỏ qua trong quy trình chuyển đổi hồ sơ bệnh án. Việc ký số bệnh án không chỉ giúp xác thực danh tính, đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ mà còn tránh các rủi ro về tranh chấp pháp lý trong quá trình lưu trữ và sử dụng sau này. Theo quy định của Bộ Y tế, tất cả hồ sơ điện tử phải được ký số để có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy.

Bạn cần chú ý chọn giải pháp ký số phù hợp, đảm bảo an toàn, tuân thủ các tiêu chuẩn BYT, đồng thời chuẩn bị kỹ các chứng thư số, và hướng dẫn rõ quy trình ký số cho nhân viên thực hiện. Các phần mềm hiện nay đã tự tích hợp chức năng ký số điện tử, giúp quá trình này trở nên đơn giản, giảm thiểu công đoạn thủ công không cần thiết. Sử dụng phần mềm như SimlyDent giúp các phòng khám dễ dàng thực hiện ký số, tự động lưu trữ và quản lý hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật.

5. Backup & test dữ liệu: Chạy thử báo cáo, xuất file XML đúng Thông tư 46

Sau khi nhập liệu hồ sơ bệnh án và ký số thành công, bước cuối cùng là sao lưu (backup) dữ liệu để tránh mất mát do các sự cố kỹ thuật hoặc tấn công mạng. Việc backup theo hình thức điện tử, dạng đám mây hoặc các hệ thống an toàn sẽ giúp dữ liệu luôn được bảo vệ tối đa.

Tiếp theo, cần thực hiện kiểm thử hệ thống, chạy thử các báo cáo, xuất file XML phù hợp với chuẩn Thông tư 46 của Bộ Y tế. Đây là bước kiểm tra cuối cùng nhằm xác nhận quá trình chuyển đổi đã đúng chuẩn và dữ liệu đã được chuẩn hoá tốt nhất. Nếu phát hiện lỗi, cần chỉnh sửa và thực hiện lại cho đến khi đạt yêu cầu. Quá trình này giúp phòng khám yên tâm sử dụng dữ liệu trong công tác khám chữa bệnh, lưu trữ và báo cáo chính thức mà không sợ sai lệch hoặc thiếu dữ liệu.

So sánh: Tự chuyển đổi thủ công với Dùng phần mềm SimlyDent

Trong quá trình chuyển đổi hồ sơ bệnh án, có hai phương pháp phổ biến là tự nhập liệu thủ công hoặc sử dụng phần mềm chuyên nghiệp như SimlyDent. Mỗi phương pháp mang lại lợi ích và hạn chế riêng, tuy nhiên, về lâu dài, sử dụng phần mềm sẽ tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và tuân thủ quy trình chuẩn hơn.

Phản biện nhẹ: “Nhập liệu lại có tốn nhiều nhân sự không?”

Một câu hỏi phổ biến từ các cơ sở y tế về việc liệu số hóa hồ sơ bệnh án có làm gia tăng nhân sự hay không. Thực tế, nếu áp dụng đúng quy trình, sử dụng phần mềm phù hợp như SimlyDent cùng với hướng dẫn nhập liệu chuẩn và template đã chuẩn hoá, việc nhập liệu chỉ cần thực hiện một lần, dữ liệu sẽ tự động lưu giữ, không phải nhập đi nhập lại nhiều lần.

Thêm vào đó, với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý hiện đại, nhân viên chỉ cần tập trung vào việc kiểm tra, duyệt và ký số, giảm thiểu thời gian và công sức so với cách nhập thủ công truyền thống. Trong dài hạn, việc đầu tư vào phần mềm số hóa là một chiến lược nâng cao năng suất, giúp giảm thiểu nhân sự không cần thiết, chuyển trọng tâm sang chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng.

Case study: Phòng khám Bs Phương nhập lại 2,000 hồ sơ – không mất khách, không mất dữ liệu

Chia sẻ từ thực tế của một phòng khám nha khoa lớn tại Hải Phòng, họ đã từng phải nhập lại 2,000 hồ sơ giấy khi chuyển đổi sang hồ sơ số hoá. Nhờ sự hỗ trợ của SimlyDent, quá trình này diễn ra không chỉ nhanh chóng mà còn an toàn.

🗣️ “Trước đây, chúng tôi phải chật vật tìm kiếm hồ sơ giấy, mất thời gian và công sức. Sau khi chuyển sang mà software hỗ trợ nhập liệu chuẩn, công việc dễ dàng hơn nhiều. 2,000 hồ sơ được gán ID, ký số điện tử, tra cứu nhanh qua hệ thống. Không còn cảnh mất file hay thất lạc hồ sơ.” – Chủ phòng khám Bs Phương, Hải Phòng.

Hình ảnh thực tế này chứng minh rõ ràng rằng, chuyển đổi hồ sơ bệnh án với quy trình bài bản, có sự hỗ trợ của phần mềm chuyên nghiệp như SimlyDent, không gây gián đoạn dịch vụ, không mất khách hàng và dữ liệu luôn được bảo vệ và lưu trữ an toàn.

So sánh trước/sau khi chuyển đổi

Đăng ký dùng thử phần mềm nha khoa SimlyDent – 7 ngày trải nghiệm không mất phí!

 ➜ Chuyển đổi hồ sơ chưa bao giờ nhanh và chuẩn đến vậy

Kết luận: Chuyển đổi càng sớm – càng an toàn, càng tiết kiệm

Từ những phân tích trên, có thể khẳng định rằng, việc chuyển hồ sơ bệnh án giấy sang điện tử là một bước đi tất yếu và cấp bách cho các cơ sở y tế muốn nâng cao năng lực quản lý, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hoá vận hành. Đừng chần chừ để rồi đến khi mất mát dữ liệu hoặc gặp rắc rối pháp lý mới bắt đầu hành động sẽ gây ra những hậu quả nặng nề và tốn kém hơn nhiều.

SimlyDent đã chuẩn bị sẵn quy trình, hướng dẫn và các template chuẩn hoá, giúp các phòng khám thực hiện chuyển đổi dễ dàng, linh hoạt và chính xác. Chuyển đổi ngay hôm nay để giữ vững uy tín, bảo vệ khách hàng và tăng cạnh tranh trên thị trường y tế ngày càng khắt khe.